Have you ever wondered what happens behind the scenes when you tap your card, swipe at a terminal, or click “pay now” at an online checkout? Merchant payment processing is the unsung hero of modern commerce, ensuring that electronic payments flow seamlessly from customer to business. Occasionally, it may happen the other way round too.

This process, from capturing payment information to securely settling funds into a merchant account, keeps businesses thriving and customers smiling!

This article explores the essentials of merchant payment processing, the critical steps involved, and the key players who make it happen.

What does processing merchant payments mean?

The phrase, processing merchant payments, refers to the many steps in capturing and transferring payment information from the customer to the merchant’s bank account.

Payment processing ensures that transactions are conducted securely, ensuring that customer’s sensitive payment data is adequately safeguarded.

There are three key steps involved in processing merchant payments:

  • Payment Information Capture: Collecting customer card details via a point-of-sale (POS) terminal or online payment gateway for online transactions.
  • Authorization: The issuing bank verifies that the customer has sufficient funds available and approves the transaction.
  • Settlement: Once approved, the issuing bank securely transfers the funds to the merchant accounts.

Payment gateways are pivotal, as intermediaries encrypt data and connect merchants with payment processors.

What is the merchant payment process?

The merchant payment process has multiple stages to ensure smooth and secure transactions.

  • Stage 1: The customer initiates the transaction using a credit and debit card, mobile wallet, or other alternative payment method.
  • Stage 2: Payment information is captured via a point-of-sale terminal or online checkout system.
  • Stage 3: Authorization is requested by sending data relating to payment transactions to the chosen payment gateway or merchant service provider.
  • Stage 4: The issuing bank verifies the transaction if sufficient funds are available.
  • Stage 5: Once approved, the settlement process occurs, and the funds are transferred directly into the merchant’s accounts.

This flow ensures funds are deposited into their merchant accounts while customers enjoy a seamless, hassle-free experience.

What is a payment processor?

A payment processor acts as a bridge between businesses and their customers, ensuring merchants can accept payments securely using the customers' chosen electronic payment method.

They have three core functions:

  • Authorization: Ensuring the customer has sufficient funds to complete the transaction.
  • Processing: Securely moving transaction data and customer's payment information through the necessary financial networks.
  • Settlement: Once the transaction is complete, the payment processor deposits the transaction funds into the merchant account or business bank account.

Payment processors work in harmony alongside payment gateways, which transmit payment data securely to complete transactions and ensure a smooth, error-free experience for all parties. They facilitate a seamless payment experience, allowing businesses to accept credit card or other electronic payment method.

What are merchant payment processing esrvices?

Merchant payment processing services enable businesses to conduct and accept credit cards, debit card payments, digital wallets, or other electronic methods.

Merchant service providers are responsible for capturing and safeguarding customer payment data, sending authorization requests, and settling funds into the merchant’s account.

With a payment processor like Nuvei, businesses can access comprehensive online payment processing services that are scalable and bespoke to their needs – ensuring quick, secure, and reliable transactions.

How does merchant payment processing work?

Merchant payment processing involves coordinated actions – connecting merchants, customers, banks, and financial networks.

Der Zahlungsabwickler des Händlers ist für die folgenden wichtigen Aktionen verantwortlich:

  • Zahlungsauslösung: Die Kunden geben die Zahlungsdaten ihrer Debit- oder Kreditkarte an.
  • Datenübertragung: Die Kontodaten des Kunden werden sicher an das Zahlungsgateway gesendet.
  • Autorisierung: Die Autorisierung ist der nächste Schritt im Transaktionsprozess. Die kartenausgebende Bank genehmigt Kredit- oder Debitkartenzahlungen in Abhängigkeit von der Höhe der verfügbaren Mittel.
  • Clearing & Abrechnung: Die Gelder werden vom Konto des Kunden abgezogen und auf das Händlerkonto eingezahlt.

Alle Organisationen - von den Acquiring- und Issuing-Banken bis hin zu den Merchant Service Providern - spielen eine entscheidende Rolle bei der reibungslosen und sicheren Abwicklung von Zahlungsvorgängen.

Arten von Gebühren für Unternehmensdienstleistungen

Ein gründliches Verständnis der Transaktionsgebühren, die mit den Händlerdienstleistungen verbunden sind, ist für ein effektives Kostenmanagement unerlässlich.

Einrichtungsgebühren

Die Gebühren decken die Einrichtung eines Händlerkontos und die notwendige Miete oder den Kauf von Hardware - wie z.B. Kreditkartenterminals oder POS-Systeme - ab, um Zahlungen zu verarbeiten.

Umtauschgebühren

Dies sind die Gebühren, die von der ausstellenden Bank des Kunden erhoben werden. Der Betrag ist in der Regel ein Prozentsatz des Transaktionswerts und enthält manchmal auch einen Fixbetrag.

Die Interbankenentgelte, die für die Annahme elektronischer Zahlungen zu zahlen sind, können je nach den verschiedenen Zahlungsmethoden, dem Risikoniveau der Transaktion und dem Umstand, ob sie online oder persönlich stattfindet, variieren.

Bewertungsgebühren

Prüfungsgebühren werden von Kreditkartennetzwerken (wie Visa, American Express oder Mastercard) erhoben. In der Regel handelt es sich dabei um einen festen Prozentsatz des Transaktionswerts.

Die Veranlagungsgebühren werden vom Bankkonto des Unternehmens abgezogen, um das jeweilige Kartennetzwerk zu bezahlen.

Gebühren des Zahlungsabwicklers

Diese Gebühren werden von dem Zahlungsabwickler erhoben, der die Transaktion im Namen des Händlers abwickelt.

Die Bearbeitungsgebühren können auf verschiedene Weise strukturiert sein - z. B. als prozentualer Anteil an jeder Transaktion, als Pauschalgebühr pro Transaktion, als monatliche Gebühr oder als eine Kombination aus allen drei Möglichkeiten.

Monatliche Abrechnungsgebühren

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Zahlungsabwickler eine monatliche Gebühr für die Bereitstellung der monatlichen Transaktionsdaten erhebt. Es ist wichtig zu wissen, ob dein gewählter Dienstleister solche Gebühren erhebt, bevor du einen Vertrag unterschreibst.

Gebühren für das Zahlungsgateway

Unternehmen mit einem E-Commerce-Laden arbeiten wahrscheinlich mit einem Zahlungsgateway zusammen, bei dem für die Durchführung digitaler Transaktionen Gebühren anfallen.

Gateway-Gebühren können je nach Anbieter pro Transaktion, monatlich oder beides anfallen.

Mindestmonatsgebühren

Einige Prozessoren erheben eine monatliche Mindestgebühr für die Bereitstellung von Zahlungsabwicklungsdiensten. Dies ist die niedrigste Bearbeitungsgebühr, die sich ein Unternehmen leisten kann. 

Wenn die anfallenden Transaktionsgebühren diesen Mindestbetrag jedoch nicht erreichen, muss das Unternehmen die Differenz als Aufschlag zahlen.

Gebühren für vorzeitige Kündigung

Viele Händlervereinbarungen haben strenge Vertragsbedingungen, die bei einer vorzeitigen Kündigung des Vertrags zu erheblichen Gebühren führen.

Festpreis

Pauschalgebühren sind eine Zahlungsstruktur, bei der ein fester Prozentsatz oder ein fester Betrag für jede Transaktion berechnet wird.

Zahlungsabwickler verwenden häufig dieses Preismodell. Sie werden oft mit einem pauschalen Prozentsatz oder einer Gebühr berechnet.

Rückbuchungsgebühren

Wenn ein Kunde eine Transaktion beanstandet, kann das Unternehmen verpflichtet sein, dem Kunden das Geld zurückzuzahlen - dies wird als Rückbuchung bezeichnet.

Wenn es zu einer Rückbuchung kommt, müssen Unternehmen in der Regel eine Gebühr zahlen. Diese Gebühr deckt die Verwaltungskosten ab, die mit der Bearbeitung des Transaktionsstreits verbunden sind.

Nebenkosten

Diese Gebühren decken die Kosten für alle anderen zusätzlichen Dienstleistungen wie Gebühren für die Stapelverarbeitung oder Gebühren für die Nichteinhaltung von Vorschriften und Sicherheitsstandards.

Zahlungsarten verstehen

Die Integration verschiedener Zahlungsmethoden stellt sicher, dass die Unternehmen bei der Annahme elektronischer Zahlungen auf die unterschiedlichen Präferenzen der Kunden eingehen.

Prepaid-Karten

Prepaid-Karten sind Karten, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen sind.

Sie sind ein sicherer Weg, um elektronische Transaktionen und Zahlungen durchzuführen, da sie nicht direkt mit einem Bankkonto verbunden sind. Das bedeutet, dass Prepaid-Karten ideal für kontrollierte Ausgaben und zur Budgetplanung sind.

Andererseits kann das unter Umständen lästig sein, da die Karten neu aufgeladen werden müssen, wenn das Guthaben aufgebraucht ist.

Aus der Sicht eines Händlers ist die Annahme von Prepaid-Karten ganz einfach. Die Unternehmen müssen einen Zahlungsabwickler einschalten, um die Transaktionen zu erleichtern. Für Kunden können zusätzliche Gebühren anfallen, wenn sie Prepaid-Karten verwenden.

Jetzt kaufen, später zahlen (BNPL)

Buy Now, Pay Later (BNPL) ermöglicht es den Kunden, sofort zu kaufen und den Restbetrag in kleinen, bequemen Raten zurückzuzahlen.

Diese Zahlungsart bietet den Kunden mehr Flexibilität, kann aber zu Mehrausgaben und Schulden führen. Wenn die Rückzahlung nicht gemäß den vereinbarten Bedingungen erfolgt, müssen die Kunden möglicherweise Zinsen zahlen.

Um BNPL als Geschäft zu akzeptieren, musst du eine Partnerschaft mit BNPL-Anbietern eingehen, ihre Dienstleistungsangebote integrieren und ihre Bedingungen einhalten.

Mobile Zahlungen

Bei mobilen Zahlungen wird eine Transaktion mit einem Smartphone oder einer mobilen App durchgeführt.

Diese digitalen Zahlungen sind bequem und sicher, erfordern aber ein kompatibles Gerät und eine zuverlässige Netzwerkverbindung.

Um mobile Zahlungen akzeptieren zu können, müssen Händler/innen ein kompatibles Kassensystem einrichten. Außerdem muss das Personal entsprechend geschult werden, um einen nahtlosen Transaktionsprozess zu gewährleisten.

Point-of-Sale-Terminals (POS)

POS-Systeme werden in der Regel für persönliche Transaktionen verwendet, wie sie häufig im Gastgewerbe und im Einzelhandel vorkommen.

Sie ermöglichen es Kunden, schnell und effizient mit Kredit- oder Debitkarten zu bezahlen, erfordern aber Hardware und eine stabile Internetverbindung. Die kontaktlose Funktion ist unter diesen Umständen nützlich, da Händler Zahlungen akzeptieren können, indem sie die Kunden bitten, ihre Karten einfach auf ein Terminal zu tippen.

Unternehmen müssen investieren und POS-Terminals und Zahlungsabwicklungsdienste integrieren, um Kartenzahlungen an ihren physischen Standorten zu akzeptieren und die lokalen Vorschriften einzuhalten.

Digitale Geldbörsen

Digitale Geldbörsen ermöglichen es Kunden, ihre Karten- oder andere Kontoinformationen sicher zu speichern und Zahlungen schnell online zu tätigen, meist über ein Smartphone.

Sie bieten den Kunden Komfort und Sicherheit, erfordern aber kompatible Apps und einen Internetzugang.

Um digitale Zahlungen zu akzeptieren, müssen Händler/innen digitale Zahlungsoptionen in ihre Websites oder Kassensysteme integrieren.

Kryptowährungen

Derzeit besitzen mehr als 560 Millionen Menschen weltweit eine Form von Kryptowährung wie Bitcoin und Ethereum. Diese Kryptowährungen sind als digitale Zahlungsmittel immer beliebter geworden.

Virtuelle Währungen, die Kryptografie nutzen, um den Kunden mehr Sicherheit und Anonymität zu bieten, unterliegen Preisschwankungen und oft strengen staatlichen Vorschriften.

Unternehmen, die Kryptowährungen als Zahlungsmittel akzeptieren wollen, müssen eine Wallet einrichten, ihren Kunden die Adresse der Wallet mitteilen, Zahlungsgateways für Kryptowährungen integrieren und Wechselkurse und Sicherheit verwalten.

Unternehmen müssen auch die sich ständig ändernden staatlichen Krypto-Vorschriften im Auge behalten.

Debit- und Kreditkarten<br>

Kommen wir nun zu der nach wie vor am weitesten verbreiteten Zahlungsmethode - der Kredit- und Debitkarte, die 53 % aller weltweit getätigten Zahlungen ausmacht.

Debitkarten

Mit Debitkarten können Kunden Zahlungen direkt von ihrem Bankkonto vornehmen.

Sie bieten den Kunden den Komfort, kein Bargeld mit sich führen zu müssen, und geben ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, Ausgaben und Transaktionsdetails zu verfolgen.

Händler akzeptieren Debit-Zahlungen über POS-Systeme oder Online-Plattformen, wobei die Transaktionen über Zahlungs-Gateways und Kartennetzwerke abgewickelt werden.

Außerdem müssen sie die Einhaltung der PCI DSS-Standards gewährleisten, um eine sichere Umgebung für die Verarbeitung und Bearbeitung von Debitkartentransaktionen zu schaffen.

Kreditkarten

Kreditkarten bieten den Kunden einen Kreditrahmen für ihre Einkäufe und sind damit ein wichtiges Instrument für den modernen Handel.

Diese Kartenart bietet den Kunden Vorteile wie den Aufbau von Krediten. Sie kann jedoch zu hohen Zinssätzen und einer möglichen Verschuldung führen, wenn sie nicht effektiv verwaltet wird.

Unternehmen müssen mit einem Zahlungsabwickler zusammenarbeiten, um Kreditkartenzahlungen zu ermöglichen, und ein Händlerkonto bei einem Dienstleister einrichten.

Die Einhaltung des PCI DSS ist bei diesem Kartentyp ebenfalls notwendig, um das Vertrauen und die Sicherheit im Zahlungsprozess für den Kunden und das Unternehmen zu erhalten.

Abschluss

Wenn du die Details der Zahlungsabwicklung von Händlern verstehst, kannst du die Arbeitsweise von Unternehmen verändern und die Effizienz und Kundenzufriedenheit steigern.

Mit den richtigen Tools und Partnern können Händler vielfältige, sichere und nahtlose Zahlungsoptionen anbieten, die allen Kundenwünschen gerecht werden - von traditionellen Kredit- und Debitkarten bis hin zu hochmodernen alternativen Zahlungsmethoden.

Warum sich mit weniger als dem Besten zufrieden geben? Mit Nuvei können Unternehmen innovative, skalierbare Zahlungslösungen nutzen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Bist du auf der Suche nach rationalisierten Kassensystemen, robusten Online-Zahlungsgateways oder der Möglichkeit, neue Zahlungsarten zu akzeptieren? Nuvei hat das Richtige für dich.

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