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From paid to posted: Why embedded ERP payments win
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June 17, 2026

From paid to posted: Why embedded ERP payments win

The goal is less payment work, not more payment methods. Learn how embedded payments turn the ERP into where execution happens.

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Nuvei
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Most ERPs track financial activity. Many still rely on disconnected payment workflows to complete it. That gap shows up in payments, where finance teams still juggle external portals, manual posting, and delayed visibility. According to PYMNTS Intelligence's June 2025 B2B and Digital Payments Tracker, From friction to flow: AR automation in 2025, automating manual AR can help companies reduce collection times by 67%.

The opportunity is simple: move payments into the workflows finance already uses, so AR becomes faster, cleaner, and easier to control.

Embedded ERP payments are payment flows built directly into the ERP's accounts receivable workflow, so payments are initiated, captured, posted, and reconciled where finance already works, instead of in a separate portal or gateway.

"When payments are designed inside the workflow, the first improvement is often customer experience because the payment becomes a natural part of the operational journey rather than a separate administrative step."

Drew Edmond, Partner at Glenbrook Partners

"The real cost of payments isn't acceptance. It's everything that happens after acceptance."

‍Murray Sharp, SVP B2B at Nuvei

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The hidden cost of payments outside the ERP

PYMNTS Intelligence's June 2025 B2B and Digital Payments Tracker® Series report, From friction to flow: AR automation in 2025, found that 35% of mid-sized firms still rely entirely on manual AR processes. That reliance creates the same operational drag many finance teams see when payments run through a separate portal or gateway: the ERP becomes a lagging indicator, and teams still must:

  • download payment reports
  • match payments to invoices
  • handle exceptions (short pays, partials, duplicates, missing remittance)
  • post and reconcile in the ERP
  • wait for the ERP to reflect what already happened

That's why digital payments don't always mean digital AR. More systems can still mean more work.

"Cost-to-collect also improves because fewer teams are chasing invoices, fixing reconciliation mismatches, or manually handling payment exceptions."‍

Drew Edmond, Partner at Glenbrook Partners

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Before vs. after: what embedded payments change

Embedded payments move teams from manual handoffs to exception-based work:

Payments outside the ERP Payments embedded in ERP workflows
Payments processed in external portals Payments initiated or captured where AR already works
Manual reconciliation and posting Posting and reconciliation streamlined where supported and configured
Visibilità ritardata sulla disponibilità di liquidità e sullo stato delle fatture Visibilità in tempo reale o quasi in tempo reale sullo stato dei pagamenti e dei crediti
Inserimento duplicato dei dati e gestione delle eccezioni Le eccezioni vengono gestite come eccezioni, non come parte del flusso di lavoro predefinito
"Il prossimo vantaggio competitivo nel settore dei pagamenti integrati è dato da risultati migliori, grazie a dati più accurati."‍

Drew Edmond, Partner at Glenbrook Partners

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L'effetto del miglioramento del flusso di lavoro

I pagamenti integrati riducono gli attriti perché le operazioni di pagamento avvengono all’interno del sistema di cui il reparto finanziario si fida già e seguendo il flusso di lavoro che già utilizza.

1) Registrazione più veloce degli incassi

Quando gli aggiornamenti sui pagamenti vengono riportati in tempo reale nei flussi di lavoro dell’ERP, i responsabili finanziari ottengono una visione più aggiornata di:

  • quanto è stato pagato
  • cosa c'è ancora aperto
  • cosa va seguito
"I problemi di visibilità della liquidità sono spesso legati ai tempi di registrazione. Se l'ERP si aggiorna a posteriori, le decisioni vengono prese sulla base della situazione di ieri."‍

Drew Edmond, Partner at Glenbrook Partners

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2) Cicli di riconciliazione più rapidi (che spesso ti fanno risparmiare ore ogni settimana)

Quando i dati di pagamento rimangono collegati alle fatture, la riconciliazione non consiste più nel controllare ogni singola transazione, ma nel gestire le eccezioni.

3) Meno operazioni manuali (e meno possibilità di errore)

Meno esportazioni, meno reinserimenti e meno controlli incrociati significano meno errori e meno lavoro di correzione.

4) Un'esperienza di pagamento più fluida per i clienti

Un’esperienza di pagamento più fluida va a vantaggio di entrambe le parti coinvolte nella transazione: i clienti devono affrontare meno intoppi, mentre i team finanziari impiegano meno tempo a seguire le pratiche e riescono a incassare più velocemente. Questa semplicità è importante. Secondo il rapporto del marzo 2025 Amex Trendex: B2B Payments Edition, un sondaggio condotto su 1.000 responsabili delle decisioni aziendali negli Stati Uniti, il 91% afferma che pagamenti semplici, snelli e sicuri favoriscono la crescita del business.

"L'esperienza AR ideale non sembra tanto un'attività finanziaria a sé stante, quanto piuttosto un'estensione naturale del flusso di lavoro quotidiano del cliente."‍

Drew Edmond, Partner at Glenbrook Partners

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Esempi concreti di "prima e dopo" (che non richiedono imprese eroiche)

I pagamenti integrati non eliminano tutti i casi limite. Impediscono però che questi casi diventino il flusso di lavoro predefinito.

Elevato volume di fatture

  • Prima: download giornalieri, confronto dei fogli di calcolo e registrazione in batch
  • Dopo: i pagamenti vengono registrati in base al contesto della fattura; la contabilizzazione diventa più snella; il reparto contabilità clienti si concentra sulle eccezioni

Pagamenti parziali e bonifici poco chiari

  • Prima: applicazione che richiedeva un grande impegno di ricerca, regolazioni manuali, risoluzione lenta
  • Dopo: il contesto di pagamento rimane collegato al credito, riducendo i "pagamenti misteriosi" e il lavoro di sistemazione

Operazioni che coinvolgono più entità

  • Prima: procedure diverse, dati non uniformi, un continuo impegno per la standardizzazione
  • In seguito: un approccio integrato e coerente rende più facile allineare le regole di pubblicazione e la visibilità tra i vari team
"Un sistema affidabile deve anche prevedere che le cose possano andare storte, con flussi di lavoro ben definiti per la gestione delle controversie, dei rimborsi, della riconciliazione e dell'escalation, supportati da una chiara attribuzione delle responsabilità e da una tracciabilità precisa."

‍Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners

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Come distinguere tra "integrato" e "connesso"

Non tutte le soluzioni "integrate" sono davvero integrate. Metti alla prova il flusso di lavoro:

  1. ‍Dove lavora l'utente? I team finanziari possono avviare e gestire le operazioni di pagamento all'interno dei flussi di lavoro dell'ERP senza dover passare da uno strumento all'altro?‍
  2. I dati di pagamento rimangono collegati alla fattura? I dettagli del bonifico, i riferimenti alla fattura, i dati del cliente: vengono riportati?‍
  3. In cosa consiste il vero processo di riconciliazione? La registrazione dei dati avviene in modo automatico, laddove supportato e configurato, o si basa ancora su importazioni e routine batch?‍
  4. Come vengono gestite le eccezioni? Pagamenti parziali, importi insufficienti, contestazioni: dove se ne occupano i team?‍
  5. Con quale rapidità il sistema ERP riflette lo stato dei pagamenti? Il “tempo reale” è un risultato. Chiedi cosa fa scattare gli aggiornamenti e la registrazione.

Una prova pratica: se l’ERP si aggiorna solo dopo un ciclo di esportazione/importazione, il secondo flusso di lavoro non è scomparso, è stato semplicemente rinominato. I pagamenti veramente integrati dovrebbero ridurre la necessità di procedure offline, non semplicemente spostarle in una fase diversa del processo.

"Le misure di sicurezza imprescindibili sono: tracciabilità completa delle operazioni, registri delle decisioni, autorizzazioni basate sui ruoli e revisione con intervento umano per le azioni ad alto rischio o soggette a regolamentazione."

‍Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners

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Pagamenti integrati per le principali piattaforme ERP: i prossimi passi

Inizia dal flusso di lavoro "dalla fattura all'incasso" che vuoi migliorare, poi integra l'esperienza di pagamento nel tuo ERP:

In conclusione: i pagamenti vanno dove la finanza funziona già

La domanda non è se il tuo ERP sia in grado di accettare pagamenti. La domanda è se le attività di pagamento seguano lo stesso flusso di lavoro che il tuo team finanziario usa per gestire i crediti. Quando l'esecuzione dei pagamenti e le operazioni relative ai crediti vengono gestite insieme, i team finanziari dedicano meno tempo alla riconciliazione e più tempo alla gestione della liquidità.

Nuvei aiuta le aziende a integrare i pagamenti nel flusso di lavoro “dalla fattura all’incasso”, così l’ERP diventa il punto in cui avviene l’esecuzione.

Domande frequenti

Cosa sono i pagamenti ERP integrati?

I pagamenti ERP integrati sono flussi di pagamento incorporati direttamente nel flusso di lavoro della contabilità clienti (AR) di un sistema ERP. I pagamenti vengono avviati, registrati, contabilizzati e riconciliati nel sistema che il reparto finanziario utilizza già, anziché in un portale o gateway separato. Il risultato è una più rapida applicazione dei pagamenti, un minor numero di eccezioni di riconciliazione e una visibilità in tempo reale su ciò che è stato pagato e su ciò che è ancora in sospeso.

Qual è la differenza tra pagamenti integrati e pagamenti connessi?

Un’integrazione “connessa” trasferisce i dati tra un ERP e uno strumento di pagamento separato, spesso attraverso cicli di esportazione e importazione che, in pratica, ricreano il lavoro manuale sotto un altro nome. I pagamenti “integrati” mantengono l’attività di pagamento e il contesto della fattura all’interno del flusso di lavoro dell’ERP stesso, così la registrazione e la riconciliazione avvengono proprio dove già opera la contabilità clienti. Una prova pratica: se l’ERP si aggiorna solo dopo un ciclo di esportazione/importazione, il pagamento è “connesso”, non “integrato”.

In che modo i pagamenti integrati nell'ERP migliorano la gestione dei crediti?

Riducono il lavoro manuale sulla contabilità clienti, mantenendo i registri dei pagamenti collegati alle fatture che vengono saldate. L’applicazione dei pagamenti diventa più veloce perché lo stato dei pagamenti si aggiorna in tempo reale, la riconciliazione passa dal dover controllare ogni singola transazione alla gestione delle eccezioni, e meno passaggi manuali significano meno errori da correggere. PYMNTS Intelligence ha scoperto che il 35% delle aziende di medie dimensioni si affida ancora interamente a processi manuali di contabilità clienti, proprio quell’ostacolo che i pagamenti integrati sono progettati per eliminare.

Quali piattaforme ERP supporta Nuvei per i pagamenti integrati?

Nuvei offre soluzioni di pagamento integrate per le principali piattaforme ERP, tra cui Acumatica, Sage, Microsoft Dynamics 365 e Oracle NetSuite. Ogni integrazione mantiene l'avvio del pagamento, la registrazione e la riconciliazione all’interno del flusso di lavoro “dalla fattura all’incasso” dell’ERP, così i team finanziari possono gestire i crediti e i pagamenti da un unico posto.

I pagamenti integrati riducono il lavoro di riconciliazione?

Sì. Quando i dati di pagamento rimangono collegati alle fatture, la riconciliazione non è più un’attività da svolgere transazione per transazione, ma si riduce alla gestione delle eccezioni, il che spesso ti fa risparmiare ore ogni settimana. I pagamenti parziali, quelli insufficienti e le rimesse poco chiare rimangono collegati al credito, riducendo i “pagamenti misteriosi” e il lavoro manuale di correzione.

Come faccio a capire se un prodotto di pagamento è davvero integrato?

Verifica cinque aspetti: dove lavora effettivamente l’utente, se i dati di pagamento rimangono collegati al contesto della fattura, se la registrazione è automatizzata o si basa ancora su importazioni, dove vengono risolte le eccezioni e con quale rapidità l’ERP riflette lo stato del pagamento. Se una qualsiasi risposta reindirizza il reparto finanziario verso un portale separato o un ciclo di esportazione e importazione, il prodotto è semplicemente collegato anziché integrato.

Cos'è Nuvei?

Nuvei è un fornitore globale di infrastrutture di pagamento che aiuta le aziende a integrare i pagamenti nel flusso di lavoro “dalla fattura all’incasso”, in modo che sia proprio il sistema ERP a gestire l’esecuzione dei pagamenti. Per i team finanziari B2B, questo significa avviare e riconciliare i pagamenti direttamente all’interno di piattaforme come Acumatica, Sage, Microsoft Dynamics 365 e Oracle NetSuite, anziché tramite un gateway separato. Contatta Nuvei qui.

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