举报人政策
I.宗旨
本举报人政策(以下简称 "政策")旨在维护霓虹光电母公司(NeonMaple Parent Inc. 及其子公司统称为 "努韦公司"或 "公司")业务交易的诚信,并支持遵守《职业道德规范》(以下简称 "规范")。为了公司所有利益相关者的利益,有关 Nuvei 公司遵守《准则》的问题应予以报告,以便妥善解决。
为推进上述工作,本政策:
a. 提供报告问题的程序(包括匿名和保密);
b. 为报告问题的个人提供保护;以及
c. 制定对报告的问题进行调查的程序。
II.事件报告
努维的员工、经理、执行官和董事以及努维全球子公司的员工、经理、执行官和董事(统称为 "努维人员")有义务立即报告任何已知或可疑的不当行为、努维、努维员工或努维的任何顾问、供应商、代理、代表或顾问的不当行为、可疑行为、不 当行为或其他违反本守则的行为(任何此类事件均称为 "事件",事件报告称为 "事件报告")。努维的顾问、供应商、代理、代表和顾问也应根据本政策的条款报告任何事件。
需要报告的事件包括但不限于以下内容:
a.会计: 有关公司财务报表、财务控制、审计流程或财务会计完整性的问题。例如,歪曲或隐瞒财务信息、不遵守内部财务报告政策/控制、会计或审计违规行为以及审计师独立性问题;
b.欺诈活动: 涉及任何欺诈、盗窃或其他欺骗行为,包括伪造公司记录或盗窃公司或第三方财产;
c.违规行为:有关任何违反或涉嫌违反《准则》、本政策或公司任何其他政策的行为,或违反任何法律或法规的行为,包括未经授权披露机密信息、工作场所暴力或威胁、利益冲突、犯罪行为、回扣、贿赂、骚扰、歧视或药物滥用;以及
d.报复:任何员工、经理、行政主管、高级职员或董事,如果出于善意合法地报告事件或提供信息或以其他方式协助事件调查或诉讼,则对其进行歧视、骚扰和/或报复。
事件报告程序
如果努维员工认为事件已经发生或将要发生,我们鼓励他们通过正常的管理渠道报告其担忧。这意味着他们应与其直属上司、部门主管、当地人力资源部或法律部("管理渠道")交谈。
如果努维员工发现通过管理渠道报告他们所关注的事件没有得到满意的解决,或者如果他们认为所涉及的问题或人员的严重性和敏感性要求在管理渠道之外报告此类事件,他们可以通过电子邮件将事件的详细书面描述发送给总法律顾问("举报官"),电子邮件地址为Ethics@nuvei.com。
3.如果事件涉及举报官,纽维员工可通过AuditCommittee@nuvei.com 向审计委员会举报。
4.如果事件与努维财务报表、财务控制、审计流程或财务会计的完整性有关,努维人员可将 事件报告给审计委员会(AuditCommittee@nuvei.com)。
如果努维员工不愿意按照上述任何报告程序报告事件,并希望保持匿名,则可以通过保密的 第三方热线("道德与合规热线")以保密和匿名的方式报告事件(有关道德与合规热线的更 多详情,请参阅下文第 VI 节)。
任何努维主管或经理在收到无法通过管理渠道妥善解决的事件报告时,必须立即通 过上述其他报告程序之一报告事件。
在通过本政策报告事件时,请努维员工尽可能如实提供有关事件的充分信息。这将有助于开展彻底调查,并保护其他努维员工免受因误解或误解的行为、活动或谣言而造成的不准确和潜在的有害指控。我们鼓励努维员工留下姓名和联系信息,以便进行充分调查,但努维员工也可以根据自己的意愿提交匿名事件报告。
此外,所有努维员工都有权
a. 向任何政府机构或实体或自律组织报告已经发生、正在发生或即将发生的可能违反省、地区、州或联邦法律或法规的行为;
b. 自愿与任何自律组织或任何其他联邦、省、地区、州或地方监管或执法机构合作,或回应其任何调查,或在其面前作证;
c. 未经公司事先通知或授权,向执法部门或监管机构报告或披露信息;以及
d. 如实回答有效传票。
尽管本政策或其他政策有任何规定,努维员工仍可向任何政府机构或实体或自我监管组织披露公司 的机密信息,包括此类努维员工与公司之间任何机密协议(包括雇佣或离职协议)的存在和条款。
公司不得要求 Nuvei 人员撤销指控可能违反联邦、省、地区、州或地方法律或法规的报告或备案,也不得为此提供任何形式的诱导,包括付款。
举报人的权利和补救措施,包括保密和报复保护,以及获得金钱奖励的资格,均受适用的举报人法律保护,不得通过任何协议、政策表格或雇用条件予以放弃。
III.禁止报复和报应
努维不容忍针对任何善意事件报告的努维员工或其他人员的报复或报应行为,包括解雇、降职、 调职、拒绝晋升、纪律处分、歧视、骚扰、停职、威胁或任何其他歧视行为。努维将确保任何努维员工或其他人员不会因任何此类善意的事件报告而遭到任何形式的报复 或打击报复。被发现对善意事件报告者进行报复或寻求报复的人员,即使此类事件报告最终是错误的,也将 面临纪律处分,其中可能包括解雇。
IV.调查程序
通过上述第 II 节所述报告程序传达的所有事件都将转发给举报官,除非事件涉及举报官, 在这种情况下,事件报告将直接转发给审计委员会。此外,如果事件涉及主席兼首席执行官或首席财务官,或如果事件与努维财务报表、财务控制、 审计流程或财务会计的完整性有关,则事件报告将转交给审计委员会。
审计委员会将参与调查收到的任何涉及可疑会计实务、内部会计控制、审计事项或风险与合规事项的事件报告,如果属实,将对努维造成重大影响。审计委员会还将参与调查所收到的涉及主席兼首席执行官、首席财务官或首席风险与合规官的任何事件报告。
举报官(和/或审计委员会,如适用)将遵守本政策规定的调查程序,但在适当情况下,如 果认识到事件可能出现的独特和敏感情况,并考虑到事件的严重性,在确定符合公司和事件所 涉个人的最佳利益(例如保护投诉人的机密性)的情况下,可采用修改后的程序。
举报干事(和/或审计委员会,如适用)还将酌情确定管理调查的内部程序,包括报告事件和调查结果。
调查一般包括但不限于与投诉人(除非事件是匿名提交的)、被指控方和证人进行讨论,并酌情审查与事件有关的所有相关和适当的文件。
举报官(和/或审计委员会,如适用)可酌情请努维人员和/或外部法律、会计或其他顾问对 事件进行调查。
所有努维员工均有义务配合任何事件调查。努维的顾问、供应商、代理、代表和顾问也应在任何事件调查中给予合作。
接受事件报告或收到事件调查报告的任何人,或以其他方式参与或了解事件任何方面的人,都将尽 一切合理努力对事件指控和相关人员的身份保密,除非需要进行全面公正的调查、纠正任何违反公司政 策的行为或监督公司政策的遵守或执行情况。在违反保密义务的情况下,可酌情采取纪律处分。
V.纠正和纪律行动
努维将决定采取适当的步骤,以确定针对任何事件将采取的纠正和惩戒行动(如有)。这可能包括董事会、其委员会或各自的主席、主席兼首席执行官、首席财务官、首席人事官或举报官的意见。
适当的纠正和纪律处分可单独或合并进行,包括警告或训斥信、降职、失去加薪机会、奖金、股权奖励 或其他奖励、停薪停职、终止雇佣关系或其他合同关系,或根据适用法律通知相关政府部门。如果调查证实努维员工的行为或行动构成违反本政策的歧视、骚扰和/或报复,公司将立即 采取适当的纠正措施,直至终止员工的雇佣关系。
除 "公司 "采取的任何纪律处分或纠正措施外,违反本政策的行为还可能要求赔偿,或导致对员工、高管和 董事个人以及任何相关公司提起民事或刑事诉讼。违反本政策的行为可能触犯联邦、省、州或其他法律,并可能成为公司和/或其他人对违规员工、经理、高管、 高管或董事采取法律行动的依据。
公司将作为公司记录的一部分,保留所报告的任何事件、由此产生的任何调查以及任何纠正或纪律处分措施不少于 7 年。
VI.第三方热线
在鼓励努维员工通过管理渠道报告事件的同时,公司还设立了 "道德与合规热线 "作为沟通 渠道,努维员工可通过该热线以保密和匿名的方式报告事件。道德与合规热线的主要特点如下:
a. 热线由独立的第三方服务提供商运营,该服务提供商负责接收、保存、记录和报告从努韦员工处收到的所有事件报告。
b. 纽威员工可通过道德与合规热线提交事件报告,方法是在道德与合规热线网站http://nuvei.ethicspoint.com上提交书面报告,或拨打http://nuvei.ethicspoint.com 上公布的当地免费道德与合规热线电话号码。
c. 道德与合规热线全年 365 天、每周 7 天、每天 24 小时开通。
d. 新员工开始在努维工作时,当地人力资源部门会告知他们道德与合规热线的存在。
e. 通过定期培训和交流,提醒所有努维员工注意道德与合规热线。
VII.政策审查
举报官将向审计委员会报告任何努维员工未能配合有效执行本政策的情况。
举报干事将向审计工作委员会提交季度报告,说明任何正在进行的调查的情况以及上一季度结案的任何调查的结果。
审计委员会将定期审查和评估本政策,以确定其是否能有效提供适当的程序来报告与本政策所涵盖的任何事项有关的事件。审计委员会将把任何修改建议提交董事会批准。
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