How does payment processing work?

Get a clear overview of how payment processing works. This includes definitions and best practices when it comes to processes like chargebacks.

For customers and businesses, making and accepting payments has never been easier.

Payment cards can be tapped at the point of sale (POS) for in-person transactions, or 'pay now' buttons can be pressed for online payments.

Confirmation of transaction approval comes instantly. So complete transactions appear to take place immediately and effortlessly.

But there is more to the process than meets the eye...

Let's go through it step by step.

What is payment processing?

Payment processing refers to the mechanism that enables electronic financial transactions - i.e., credit and debit card payments and online payments - to take place.

It involves moving money from buyers’ bank accounts to sellers’ bank accounts. This process involves multiple intermediaries, such as payment gateways and payment processors.

To most people that use it, including most consumers and even businesses, payment processing seems simple and seamless.

However, it depends on complex technology from multiple parties that's constantly evolving.

What is a payment processor?

A payment processor is a third-party financial institution that facilitates transactions between buyers and sellers.

There are two distinct processors involved in the processing of electronic payment transactions, particularly in the context of credit and debit card payments - an issuer processor and an acquiring processor.

While both processors play crucial roles in payment processing, they operate on different ends of the transaction flow. The issuer processor focuses on cardholders and the acquiring processor works with merchants.

Payments processors act as an intermediary in authorizing and transferring funds, and are typically responsible for:

• Verifying the identity of the buyer and seller
• ‍Ensuring that the transaction is legitimate, i.e., checking it was made in the right location, fits past behavior, etc.
• ‍Protecting both parties' sensitive information, including credit card data

They may also charge fees for their services (see below, 'Payment processing fees'). But businesses have a choice of providers, which helps keep these fees competitive.

The term 'payment processor' can be confusing

The term 'payment processor' is often used interchangeably by business owners to describe POS system providers, merchant account providers, etc.

In this non-payment industry context, the term serves as useful shorthand for the broader suite of parties involved in payment processing services.

However, within the payments industry, using the term in this way is an oversimplification. It can lead to confusion because - as described above - there are two distinct processors.

The players and procedure of payment processing

The specific parties involved may vary depending on the payment method. This includes credit cards, debit cards, mobile payments, or bank transfers. The country or region where the transactions take place can also impact the process.

There are several different ways to explain payment processing.

One way is to describe the parties involved and their roles. Another way is to go through the process step by step. Below, we have used both methods.

Zuerst haben wir die beteiligten Parteien beschrieben, dann haben wir ein Beispiel gegeben, das auch in einem Video veranschaulicht wird.

Doch zuvor wollen wir das Vier-Parteien-Modell skizzieren.

Was ist das Vier-Parteien-Modell für Zahlungen?

Das Vier-Parteien-Modell (manchmal auch Vier-Parteien-Schema genannt) des Zahlungsverkehrs bezieht sich auf die vier Hauptakteure bei der Zahlungsabwicklung:

• Karteninhaber: Die Person (oder Organisation), die einen Kauf tätigt, d. h. der Kunde
• ‍AusstellendeBank (Issuer): Das Bankkonto des Karteninhabers
• ‍AcquirierendeBank (Acquirer): Das Bankkonto des Händlers
• ‍Händler: Das Unternehmen (oder die Organisation), das/die die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen mit einer Zahlungskarte akzeptiert

Das Vier-Parteien-Modell ist eines der am weitesten verbreiteten Zahlungsmodelle für Debit-, Kredit- und Online-Zahlungen auf der ganzen Welt.

Ist das Vier-Parteien-Modell eigentlich das Sechs-Parteien-Modell?

Der Kern des Vier-Parteien-Zahlungsmodells besteht aus vier Parteien. Häufig sind jedoch weitere Parteien am Zahlungsprozess beteiligt.

Um die Zahlungsabwicklung besser zu verstehen, ist es also sinnvoll, ein Sechs-Parteien-Zahlungsmodell zu erstellen.

1. Karteninhaber

Aus einer Perspektive ist der wichtigste Akteur bei der Zahlungsabwicklung der Karteninhaber. Ohne ihn wäre der Zahlungsprozess nicht notwendig.

Statistiken zu Debit-, Kredit- und digitalen Zahlungen

Einem kürzlich erschienenen Forbes-Artikel zufolge haben etwa 191 Millionen Erwachsene in den USA mindestens eine Kreditkarte, und etwa die Hälfte der Amerikaner besitzt zwei oder mehr. Und in Großbritannien waren im selben Jahr 60.019.000 Kreditkarten und 106.880.000 Debitkarten im Umlauf.

In vielen Märkten nutzt die Mehrheit der Verbraucher immer noch Karten. In Kanada zum Beispiel besitzen nach Angaben der Weltbank 96,3 % der Menschen über 15 Jahren eine Debitkarte. In Dänemark sind es 98,9 % in der gleichen Gruppe.

Und weltweit nutzen inzwischen zwei Drittel der Erwachsenen digitale Zahlungen. Damit hat die digitale Zahlungsindustrie im Jahr 2023 einen geschätzten Wert von 9,46 Billionen USD. Es wird erwartet, dass dieser Wert bis 2027 auf 14,78 Billionen USD ansteigt.

2. Ausstellende Bank

Eine kartenausgebende Bank (auch Kartenherausgeber oder Issuer genannt) ist ein Finanzinstitut, das einem Karteninhaber über Bankkartenkonten Kredit gewährt. Sie gibt eine Zahlungskarte aus und stellt dem Karteninhaber die Einkäufe über ein Bankkartenkonto in Rechnung.

Um Online-Einkäufe zu tätigen oder Zahlungen mit Kredit- oder Debitkarten vorzunehmen, braucht ein Kunde ein Bankkonto. Und um auf dieses Konto zugreifen zu können, muss er eine Bankkarte erhalten.

Mit anderen Worten: Eine ausstellende Bank ist die Bank des Karteninhabers oder Kunden.

3. Zahlungsabwickler

Ein Zahlungsgateway ist ein Dienst, der die Autorisierung und Verarbeitung elektronischer Transaktionen zwischen Karteninhabern, Händlern und Finanzinstituten erleichtert.

Es handelt sich um einen Dienst, der vom Zahlungsabwickler oder einem anderen Unternehmen erbracht wird und dessen Hauptaufgabe die sichere Übermittlung von Zahlungsinformationen vom Karteninhaber an den Händler und dann an die Acquiring-Bank ist (siehe unten).

Sie erfüllt aber auch verschiedene andere damit verbundene Funktionen. Dazu gehören die Verschlüsselung sensibler Daten wie Kreditkartennummern, die Überprüfung der Identität des Kunden und die Autorisierung des Zahlungsvorgangs selbst.

4. Übernehmende Bank

Eine Acquiring-Bank ist eine mit Visa oder Mastercard verbundene Bank oder eine Allianz von Banken und Prozessoren, die Transaktionen für Unternehmen abwickelt. Sie akquiriert ständig neue Händler.

5. Händler (und Händlerkonten)

Händler sind Unternehmen oder Organisationen, die Produkte oder Dienstleistungen an den Karteninhaber verkaufen.

Was ist ein Händlerkonto?

Ein Händlerkonto ist ein Konto, das über ein Kreditverarbeitungsunternehmen oder eine Bank eingerichtet wird, um Kreditkarten zu akzeptieren und Bestellungen mit Kreditkarten zu bearbeiten. Es unterscheidet sich vom Bankkonto des Händlers.

Ohne ein Händlerkonto können Unternehmen keine Zahlungen mit einer der großen Kreditkartenmarken akzeptieren.

Ein Händlerkonto ist ein Konto bei einem akquirierenden Finanzinstitut (wie Nuvei) oder der Abteilung für Händlerdienste einer Bank. Es ermöglicht Unternehmen, Zahlungen von Kunden über Kredit- und Debitkarten zu akzeptieren.

Wenn ein Kunde einen Einkauf mit der Karte tätigt, wird das Geld vom Konto des Kunden auf das Händlerkonto und schließlich auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen.

6. Kartennetzwerk

Ein Kartennetz (auch Kartensystem oder Kartenmarke genannt) ist ein Finanzsystem, das Karteninhaber, Kartenausgeber, Acquirer und Händler miteinander verbindet.

Zu den wichtigsten Aufgaben eines Kartensystems bei der Zahlungsabwicklung gehören:

• Regeln und Vorschriften aufstellen
• Erleichterung der Kommunikation zwischen den Parteien
• Autorisierung von Transaktionen
• Abrechnung von Transaktionen
• Sicherheit gewährleisten und Betrug verhindern

Kartensysteme fungieren als Vermittler zwischen Kartenausgebern und Acquirern. Dadurch können die beiden letzteren Parteien sicher und effizient Informationen austauschen und Transaktionen durchführen.

Beispiele für Kartensysteme

Einige bekannte Kartensysteme sind Visa, Mastercard, American Express und Discover.

Beispiel für die Zahlungsabwicklung

Bob ist ein Reisebürobesitzer. Er verkauft einer Karteninhaberin, Clara, ein Urlaubspaket für 1.000 $.

Hier sind die Schritte, die nötig sind, damit die 1.000 US-Dollar von Claras Bankkonto auf Bobs Händlerkonto übertragen werden.

1. Das Kassensystem ist eingeschaltet

Clara tippt ihre Karte an einem Terminal oder Kassensystem an, das mit der ausstellenden Bank/dem Prozessor kommuniziert, um einen Autorisierungscode zu erhalten.

Das Kassensystem sendet dann die Transaktionsdaten an die erwerbende Bank/den Abwickler.

2. Acquirer-Bank/Verarbeiter kontaktiert ausstellende Bank/Verarbeiter

Der Acquirer sendet diese Daten dann über das Kreditkartennetzwerk (in diesem Beispiel Visa) an den kartenausgebenden Prozessor. Der Acquirer fordert dann von der ausstellenden Bank die Zahlungsgenehmigung für eine Transaktion von 1.000 USD an.

3. Ausstellen von Bankschecks

Die ausstellende Bank prüft mehrere Datenpunkte, darunter:

• Wenn Clara genug Geld hat
• Wenn die Kartendaten, einschließlich Kartennummer, Ablaufdatum und CVV/CVC-Code, gültig sind
• Wenn die Rechnungsadresse von Clara mit den von Bob angegebenen Daten übereinstimmt

4. Die ausstellende Bank sendet den Autorisierungscode

Sobald die ausstellende Bank bestätigt, dass alles korrekt ist, gibt sie einen Autorisierungscode aus. Sie sendet diesen Code auf demselben Weg zurück, auf dem sie die Anfrage erhalten hat - über das Kreditkartennetzwerk (Visa).

5. Vom Händler erhaltener Autorisierungscode

Bob sieht eine genehmigte Meldung auf seinem Terminal oder Kassensystem. Die ausstellende Bank hält 1.000 $ auf Claras Konto zurück. Damit Bob das Geld für diesen Verkauf erhält, muss er zuerst den Stapel abschließen.

Was ist eine Charge?

Wenn Karteninhaber kommen und Urlaubspakete kaufen, werden alle Genehmigungen in einem POS-Terminal in einem Stapel gespeichert. Und um eine Einzahlung auf Bobs Konto zu erhalten, muss er den Stapel ausgleichen.

6. Endgültige Klärung

Wenn Bob den Stapel abrechnet, wird jede Autorisierung zum endgültigen Clearing an die jeweilige ausstellende Bank zurückgeschickt.

Diese Autorisierungen laufen über die gleichen Kanäle wie bisher: zuerst gehen sie zum Acquirer und dann über die Kreditkartennetzwerke zu den Emittenten.

7. Abrechnung

Schließlich hebt jede kartenausgebende Bank die Sperrung auf und hebt das Geld von den Konten der Karteninhaber ab. Danach überweist der Acquirer den Betrag auf das Konto des Händlers. Bob erhält schließlich seine 1.000 Dollar Transaktion.

Gebühren für die Zahlungsabwicklung

Die genaue Gebühr oder der Satz variiert je nach angebotenem Dienst, Zahlungsarten und dem Volumen der verarbeiteten Transaktionen.

1. Kartenbearbeitungsgebühren

Für ein Händlerkonto fallen verschiedene Gebühren an, manche regelmäßig, andere werden pro Artikel oder prozentual berechnet.

Die meisten Gebühren pro Artikel und Prozentsatz werden über den Anbieter des Händlerkontos an die kreditkartenausgebende Bank weitergegeben.

Dies geschieht nach einer Liste von Tarifen, den sogenannten Interchange Fees (siehe unten), die von Visa und Mastercard festgelegt werden.

2. Interchange-Gebühren

Für jede Kreditkartenzahlung wird eine bestimmte Interchange Rate berechnet. Der Begriff "Interchange" bezieht sich auf eine Matrix von Rabattsätzen und Transaktionsgebühren, die von den Kartensystemen wie Visa und Mastercard festgelegt werden.

Diese Gebühren werden vom Zahlungsabwickler (z. B. Nuvei) an die Bank des Karteninhabers gezahlt, um ihn für die Annahme von Kreditkartenzahlungen zu entschädigen.

Zu den Faktoren, die diese Gebühren beeinflussen, gehören:

• Art der vorgelegten Karte
• Geschäftsart
• Wie die Transaktion durchgeführt wird

3. Rückbuchungsgebühren

Eine Rückbuchungsgebühr fällt an, wenn ein Karteninhaber den Verkauf bei seiner kartenausgebenden Bank bestreitet.

Dies ist nicht zu verwechseln mit einer Rückerstattung, bei der der Händler einfach eine Transaktion storniert und das Guthaben zurückgibt.

Bei Rückbuchungen sendet die kartenausgebende Bank eine Aufforderung, Geld für den Karteninhaber zurückzufordern. Der Händler erklärt sich bereit, für jede Rückbuchung, die die Bank für gültig hält, eine Gebühr zu zahlen (in der Regel zwischen 25 und 50 US-Dollar).

Nuveis globale Zahlungsverarbeitungstechnologie

Nuvei ist ein weltweit führender Anbieter von Zahlungstechnologien und bietet eine umfassende Palette von Zahlungslösungen für Unternehmen jeder Größe.

Unsere Plattform unterstützt über 700 lokale und alternative Zahlungsmethoden und ermöglicht es Händlern, Zahlungen in mehr als 200 Märkten weltweit zu akzeptieren.

Abschluss

Die Zahlungsabwicklung ermöglicht elektronische Finanztransaktionen, einschließlich Debit- und Kreditkartenzahlungen und Online-Transaktionen.

Dabei wird das Geld zwischen Käufer und Verkäufer über Vermittler wie Zahlungsgateways und Prozessoren übertragen.

Als dritte Finanzinstitutionen erleichtern Zahlungsabwickler Transaktionen, indem sie Identitäten verifizieren, die Legitimität sicherstellen und sensible Daten schützen.

Das Vier-Parteien-Modell des Zahlungsverkehrs umfasst den Karteninhaber, die ausstellende Bank, die akquirierende Bank und den Händler. Nimmt man noch Kartennetzwerke und Acquirer/Emittenten hinzu, ergibt sich ein Sechs-Parteien-Modell.

Unternehmen müssen ein Händlerkonto bei einem akquirierenden Finanzinstitut oder einer Bank beantragen, um Debit- und Kreditzahlungen zu akzeptieren. Die Bearbeitungsgebühren hängen von der Dienstleistung, der Zahlungsmethode und dem Transaktionsvolumen ab.

Rückbuchungsgebühren fallen an, wenn Karteninhaber Verkäufe anfechten, und Händler zahlen eine Gebühr für jede Rückbuchung, die von der ausstellenden Bank als gültig angesehen wird.