Die unterschätzte Rolle von virtuellen Karten beim Bezahlen auf Reisen

Digitale Zahlungen sind kompliziert. Kaum eine Branche zeigt das so deutlich wie die Reisebranche.

Eine typische E-Commerce-Transaktion läuft ziemlich geradlinig ab: Ein Unternehmen macht es einem Kunden möglich zu bezahlen, unterstützt von einem Zahlungspartner, der meistens im Hintergrund arbeitet. Reisen hingegen hängen von einem vernetzten Ökosystem ab. Fluggesellschaften, Hotels, Vermittler, Marktplätze, Treueprogramme und lokale Anbieter tragen alle zu einer einzigen Reise bei – oft über Grenzen, Währungen und Zeiträume hinweg.

Dieses System hat mehrere technische Berührungspunkte bei jeder Transaktion. Zusammenarbeit ist zwar wichtig, aber jede zusätzliche Partei macht die Abläufe komplizierter und riskanter. Oft werden Gelder schon lange vor der Erbringung von Dienstleistungen bewegt, die Haftung ist ungleich verteilt und die Übersicht über den Zahlungszyklus kann lückenhaft sein.

Virtuelle Karten sind für Reiseunternehmen ein wichtiger Mechanismus geworden, um Zahlungen an Lieferanten zu verwalten und die Übersicht über komplexe Geldflüsse zu verbessern. Sie werden normalerweise als praktisches Tool angesehen, aber dabei kann man den Kernpunkt übersehen.

Virtuelle Karten sind nur so gut wie die Zahlungsinfrastruktur, die dahintersteckt. Sie sind dann richtig nützlich, wenn sie bei verschiedenen Anbietern und Märkten zuverlässig akzeptiert werden, mit einer starken Abdeckung beim Acquiring, cleverem grenzüberschreitendem Routing und einer vorhersehbaren Abrechnung.

Vorteile im Betrieb mit kommerziellem Potenzial

Virtuelle Karten werden oft zur Optimierung von Abläufen genutzt, und das macht auch Sinn. Sie machen den Cashflow besser vorhersehbar, vereinfachen die Abstimmung und helfen, Risiken einzudämmen, indem sie das Risiko auf Lieferanten- oder Buchungsebene isolieren. So ist es weniger wahrscheinlich, dass der Ausfall eines einzelnen Lieferanten Auswirkungen auf andere Parteien hat.

Aber virtuelle Karten sind nicht nur bei der Ausgabe erfolgreich. Sie liefern nur dann konsistente Ergebnisse, wenn sie von Tausenden von Anbietern mit unterschiedlichen Acquirern, Zahlungseinrichtungen und regionalen Einschränkungen akzeptiert werden. Wenn die Akzeptanz hinter den Erwartungen zurückbleibt, wird das Modell ausnahmegesteuert und erfordert manuelle Eingriffe, die die Effizienz und Vorhersehbarkeit beeinträchtigen.

Hier kommt es auf die Infrastruktur an. Reisemarken brauchen Zahlungsfunktionen, die die Akzeptanz und Abwicklung in großem Maßstab unterstützen: lokale Akquisition, wo sie die Genehmigungsleistung verbessert, intelligentes grenzüberschreitendes Routing und die operative Fähigkeit, marktübergreifend vorhersehbar abzurechnen.

Wenn die Akzeptanz gut geregelt ist, machen virtuelle Karten auch die umsatzkritischen Teile des Zahlungsflusses im Reisebereich einfacher. Durch die Möglichkeit, Lieferanten über Grenzen hinweg mit Karten zu bezahlen, können Reiseunternehmen mit einer größeren Lieferantenbasis Geschäfte machen, ohne den typischen operativen Aufwand, der mit internationalen Zahlungen verbunden ist. Lokale Bankdaten, Annahmeschlusszeiten und länderspezifische Auszahlungsprozesse sind dann weniger ein Problem, was die Einbindung von Lieferanten und die Erweiterung des Angebots in Nischenmärkten oder wachstumsstarken Märkten beschleunigt.

Es gibt auch einen subtileren kommerziellen Effekt. Mit virtuellen Karten können Reisemarken die Zahlungseingänge von Kunden besser mit den Auszahlungen an Lieferanten abstimmen, wodurch weniger Vorfinanzierungen nötig sind und das Liquiditätsmanagement verbessert wird. In einer Branche, die von Saisonalität und Störungen geprägt ist, ermöglicht diese Kontrolle eine sicherere Skalierung, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Werden virtuelle Karten immer noch nicht richtig verstanden?

Ein Irrglaube ist, dass virtuelle Karten zu teuer sind, um sich in großem Maßstab zu lohnen.

Historisch gesehen war diese Meinung nicht ganz falsch. Die ersten Programme hatten höhere Gebühren, waren nicht so flexibel und wirtschaftlich schwer mit den üblichen Zahlungsmethoden zu vergleichen, sodass sie manchmal als Nischenprodukte und teuer angesehen wurden.

Diese Annahme ist immer mehr überholt. Die Reisebranche ist gereift, die Ausstellungsmodelle haben sich weiterentwickelt, die Akzeptanz ist besser geworden und die Preise sind wettbewerbsfähiger, als viele Unternehmen denken.

Noch wichtiger ist, dass kluge Spieler virtuelle Karten nicht nur als reine Kostenposition sehen. Sie betrachten sie als ein Geschäftsinstrument, das auf beiden Seiten der Transaktion genutzt werden kann.

Als Aussteller holen sie sich Vorteile durch bessere Cashflows, weniger Probleme im Betrieb und weniger Risiken. Als Akzeptanten können sie die Akzeptanz virtueller Karten als Verhandlungshebel bei Agenten, Plattformen und Partnern nutzen, die diese Zahlungsmethode bevorzugen, und so die Lieferantenbedingungen, den Zeitpunkt der Abrechnung und die Wirtschaftlichkeit der Partner beeinflussen. In der Praxis fließt der Mehrwert durch das ganze Ökosystem, statt bei einer einzigen Partei zu bleiben, während der gesamte Prozess berechenbarer wird und weniger anfällig für Betriebsausfälle ist.

Die bessere Frage ist nicht, ob virtuelle Karten Kosten verursachen, sondern ob Reiseunternehmen diese Kosten isoliert betrachten, ohne den Mehrwert zu berücksichtigen, der entsteht, wenn virtuelle Karten durch zuverlässige Akzeptanz- und Abrechnungsfunktionen unterstützt werden. Deshalb ist eine zuverlässige Zahlungsinfrastruktur in großem Maßstab so wichtig.

Ein Blick in die Zukunft: Schritt für Schritt voran, mit einer stärkeren Infrastruktur

Virtuelle Karten werden manchmal falsch verstanden, weil ihre Vorteile nicht immer sofort klar sind. Sie verändern das Reiseerlebnis nicht von heute auf morgen, und das sollen sie auch nicht. Was sie aber geschafft haben, sind deutliche Verbesserungen bei den Auszahlungen an Lieferanten, der operativen Kontrolle und dem Risikomanagement. Diese Vorteile sollten weiter bestehen bleiben, wenn sie in der Hotellerie mehr Akzeptanz finden und Programme von einer Ad-hoc-Nutzung zu einer standardisierten Abrechnung mit Lieferanten übergehen.

Die nächste Herausforderung dreht sich weniger um die Karte selbst, sondern mehr darum, was sie ermöglicht: ein kontrollierbares, regelbasiertes Zahlungsinstrument, das in Modelle eingebettet ist, die die Komplexität an den Rändern des Ökosystems reduzieren. Das ist besonders wichtig im Gastgewerbe, wo die vielen unabhängigen Unterkünfte eine enorme Vielfalt auf Unterkunftsebene und einen unverhältnismäßig hohen Anteil an Bearbeitungsproblemen verursachen.

Ein neuer Ansatz ist, die Verantwortung für die Zahlungen zu zentralisieren, um diesen Long Tail zu vereinfachen. Anstatt dass jede Unterkunft die Zahlungsabwicklung selbst regeln muss, probieren einige Reisemarken und Vermittler Modelle aus, bei denen Anbieter als Sub-Händler eingebunden werden, die Akzeptanz zentral zusammengefasst wird und die Abrechnung komplett verwaltet wird. Dadurch wird die Komplexität der Zahlungen von den einzelnen Unterkünften auf die Plattformebene verlagert, wo sie einheitlich und in großem Maßstab verwaltet werden kann.

Die Zukunft für virtuelle Karten sieht super aus, aber nur, wenn die Zahlungsinfrastruktur stark genug ist, damit sie bei verschiedenen Anbietern und Märkten zuverlässig funktionieren. Die Ausgabe ist nur ein Teil des Ganzen. Der Wert kommt erst zum Tragen, wenn die Akzeptanz stimmt, die grenzüberschreitende Weiterleitung optimiert ist und die Abrechnung vorhersehbar ist.

Deshalb sind Partnerschaften, die die Ausgabe virtueller Karten mit globalen Acquiring- und Zahlungsinfrastrukturen verbinden, so wichtig. Die Kombination der Ausgabekapazitäten von WEX mit der Fähigkeit von Nuvei, Akzeptanz und Abwicklung in großem Maßstab zu unterstützen, hilft Reisemarken dabei, virtuelle Karten zu einem zuverlässigen, wiederholbaren Betriebsmodell zu machen, statt zu einer Lösung, die in der Theorie funktioniert, aber auf lange Sicht versagt.

Damien Cramer ist Senior Vice President of Global Travel bei Nuvei.

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