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January 3, 2025

What is a payment processor? (And how does it work?)

Discover what a payment processor is, how it securely manages online transactions, and why partnering with Nuvei can simplify payments and enhance customer trust

Payment processors are essential for credit and debit card payments in eCommerce.

Understanding the role of a payment processor can help you better navigate the technical complexities of the payment process more generally.

Let's take a look closer at what payment processors are, how they work, and what role they play in communicating between the main financial institutions involved in the payment process.

What is a payment processor?

A payment processor offers the technology to manage credit and debit card transactions, as well as other popular payment methods such as ACH bank transfers.

It acts as a third-party facilitator between the customer and merchant banks, as well as card networks like Visa and Mastercard.

The payment processor authorizes credit card transactions and ensures merchants get paid on time. It does so by facilitating the transfer and settlement of funds.

Some payment processing providers also provide payment terminal equipment for card acceptance, security solutions, implementation of PCI compliance, customer support, and other value-added services.

Issuer processor vs acquirer processor

There are two types of payment processors - an issuer processor and an acquirer processor.

An issuer processor works for the bank that provides the customer's credit or debit card, handling things like approving or declining transactions and managing their bank account.

An acquirer processor, on the other hand, works for the merchant's bank, helping businesses accept card payments by processing transactions and ensuring the merchant gets paid.

A payment service provider may also offer both processing services under one roof.

Do businesses need payment processors?

Payment processing services are critical in the overall payment process.

A processor enables the transmission of payment data (captured by a merchant's point-of-sale system or payment gateway) to the networks and financial institutions for authorization, clearing, and settlement.

Businesses must have some form of payment processor if they want to accept card, digital, mobile, ACH bank transfers or other popular payment methods. This applies to both eCommerce and in-person transactions.

For example, a business wishing to accept ACH bank transfers requires a payment processor because it facilitates the secure and efficient movement of funds between banks. It also ensures compliance with regulations and proper transaction routing.

What is a payment gateway?

A payment gateway is a technology that securely captures and transmits online payment information from a customer to the payment processor.

There are various types of payment gateways to suit different business needs.

Hosted payment gateways redirect customers to a third-party page (like PayPal) to complete transactions.

  • Self-hosted payment gateways allow businesses to capture payment details on their website and then transmit the data to the gateway provider.
  • API-integrated gateways provide seamless, on-site payment experiences by integrating directly with a business's website or app.
  • Local bank integration gateways that connect directly to specific banks, but are usually only used for niche or local markets.

A business can choose a separate payment gateway provider to their processor.

How does a payment processor typically work?

Online and in-store payments typically involve at least two financial institutions, including:

  • The issuing bank (the customer’s bank)
  • The acquiring bank (the merchant’s bank)

Payment processors facilitate the connection and communication between these two financial institutions.

There are two distinct parts to the processing system - front-end processing and back-end processing.

  • Front-End-Prozessoren kümmern sich um die Autorisierung von Transaktionen, einschließlich der Kommunikation mit Kartennetzwerken und ausstellenden Banken, um Zahlungen zu genehmigen oder abzulehnen. Diese Aufgabe ist eher mit dem Acquirer-Prozessor vergleichbar, da er sicherstellt, dass der Händler die Zahlung akzeptieren kann.
  • Backend-Prozessoren konzentrieren sich auf die Abwicklung und das Clearing und stellen sicher, dass die Gelder korrekt zwischen der ausstellenden Bank (über den Issuer-Prozessor) und der Acquirer-Bank übertragen werden. Obwohl sowohl der Issuer- als auch der Acquirer-Prozessor daran beteiligt sind, erleichtern sie in erster Linie die finanziellen Bewegungen nach der ersten Autorisierung.

Es gibt zwar Überschneidungen, aber die Front-End-Prozessoren sind näher an den Acquirer-Prozessoren dran, und die Back-End-Prozessoren unterstützen sowohl die Rolle des Emittenten als auch die des Acquirers bei der Abwicklung.

Die folgenden Schritte finden typischerweise statt, wenn ein Kunde eine Zahlung veranlasst und die Transaktion abgeschlossen ist.

1. Transaktion wird eingeleitet

Die elektronische Zahlungsabwicklung scheint für die Kunden im Handumdrehen zu gehen. Aber die Verwendung eines Kartenlesegeräts am Point of Sale (POS) oder das Drücken von "Bezahlen" auf einer Online-Kassenseite ist der Beginn einer Transaktion.

Karteninhaber geben ihre Zahlungsinformationen (in der Regel Kartendaten und Name) weiter und stellen eine Anfrage.

2. Verifizierung & Verschlüsselung

Das physische (oder Online-)Terminal leitet die Zahlungsinformationen an das Zahlungsgateway weiter, das die Zahlungsinformationen überprüft und dann verschlüsselt.

Verifizierung und Verschlüsselung stellen sicher, dass sensible Zahlungsinformationen vor Betrug und unbefugtem Zugriff während der Transaktion geschützt sind.

3. Gib den Zahlungsabwickler ein

Als Nächstes leitet das Zahlungs-Gateway die Informationen an den Zahlungsabwickler weiter. Der Zahlungsabwickler übermittelt die Informationen an das Kartennetzwerk, z. B. Visa oder Mastercard.

4. Ermächtigung/Genehmigung

Das Kartennetz genehmigt die Transaktion oder lehnt sie ab und informiert dann den Zahlungsabwickler über das Kartennetz.

6. Konfirmation

Sobald der Händler und der Kunde über das Ergebnis der Zahlungsautorisierung informiert wurden, scheint der Transaktionsfluss abgeschlossen zu sein. Es gibt jedoch noch einen letzten Schritt.

7. Abrechnung

Die Abrechnung bezieht sich auf die endgültige Übertragung von Geldern zwischen Konten.

Sobald die Transaktionen autorisiert sind, weist der Zahlungsabwickler die ausstellende Bank an, den Betrag mit dem Händlerkonto zu verrechnen. Manchmal geschieht dies sofort, manchmal erst nach ein paar Werktagen.

Was ist ein Händlerkonto?

Ein Händlerkonto ist ein spezielles Bankkonto, das es Unternehmen ermöglicht, Kredit- und Debitkartenzahlungen von Kunden zu akzeptieren. Es stellt eine Geschäftsbeziehung zwischen einem Händler und dem Acquirer her.

Ein Unternehmen muss nicht unbedingt ein eigenes Händlerkonto haben. Es kann ein Sammelkonto nutzen, das von mehreren Händlern gemeinsam genutzt wird. In diesem Fall muss das Unternehmen einen Vertrag mit einem dritten Zahlungsabwickler oder Zahlungsaggregator abschließen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Geschäftskonto und einem Händlerkonto?

Auch wenn Händlerkonten und Geschäftskonten von denselben Banken angeboten werden können, sind sie nicht dasselbe. Ein Geschäftskonto wird für alltägliche Bankgeschäfte wie Ausgaben und Finanzverfolgung genutzt. Ein Händlerkonto hingegen wird für die Annahme von Zahlungen verwendet, bei denen Gelder von Kunden eingezahlt werden, die mit Debit- oder Kreditkarten bezahlen.

Arten der Einrichtung von Zahlungsabwicklern

Es gibt in der Regel zwei Arten von Zahlungsabwicklern: Direktabwickler und Drittabwickler. Viele Händler entscheiden sich nicht für einen bestimmten Zahlungsabwickler. Stattdessen eröffnen sie ein Händlerkonto und nutzen den dazugehörigen Zahlungsabwickler.

Direktverarbeiter arbeiten eng mit Banken zusammen, um Unternehmen spezielle Händlerkonten zur Verfügung zu stellen. Im Gegensatz dazu fassen Drittanbieter wie PayPal oder Square mehrere Händler unter einem einzigen Konto zusammen.

Zahlungsabwickler können sich auch auf verschiedene Zahlungsmethoden spezialisieren, um den Bedürfnissen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden, z.B. kann ein Debit- und Kreditkartenabwickler keine Kryptozahlungen verarbeiten.

Drittanbieter-Zahlungsabwickler

Drittanbieter-Zahlungsabwickler wie Nuvei, PayPal, Stripe oder Square sind Anbieter, die nicht unbedingt ein eigenes Händlerkonto benötigen, um Karten- und mobile Zahlungen zu akzeptieren.

Sie sind in der Regel schnell und einfach einzurichten und eignen sich besser für kleine Unternehmen.

Sie funktionieren, indem die ausstellenden Banken Gelder auf Sammelkonten einzahlen, die von verschiedenen Händlern gemeinsam genutzt werden. Viele Unternehmen teilen sich dieses Sammelkonto - manchmal Tausende, was für die Zuverlässigkeit des Kontos sprechen kann.

Sobald die Gelder eingezahlt sind, zieht der Prozessor seine Bearbeitungsgebühren ab und überweist den Restbetrag auf das Bankkonto des Unternehmens.

Diese Überweisung kann jedoch ein paar Werktage dauern, also länger als bei Händlerkonten.

Wie du einen Drittanbieter-Zahlungsabwickler auswählst

Bei der Auswahl eines Drittanbieters für die Zahlungsabwicklung gibt es eine Reihe wichtiger Faktoren zu beachten, von der Vielfalt der Zahlungsmethoden bis zur Kompatibilität mit deinen Geschäftsabläufen.

1. Bezahlmethoden

Viele Unternehmen müssen in der Lage sein, verschiedene Zahlungsmethoden zu akzeptieren, darunter Kredit- oder Debitkarten, digitale Geldbörsen und Banküberweisungen. Deshalb brauchen sie einen externen Zahlungsabwickler, der diese Methoden unterstützt.

2. Zahlungssicherheit

Bei der Auswahl eines Drittanbieters für die Zahlungsabwicklung sollte das Unternehmen darauf achten, dass der Anbieter PCI-PDI-konform ist und eine Betrugsprävention eingebaut hat. Außerdem sollte er Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen verwenden, die zum Schutz der Zahlungsdaten der Kunden notwendig sind.

3. Kompatibilität

Der Drittanbieter-Zahlungsabwickler muss auch mit der anderen eCommerce-Software, die das Unternehmen verwendet, kompatibel sein, z. B. mit den Zahlungsgateways.

4. Kosten

Die Kosten für Zahlungsabwickler variieren je nachdem, welcher Anbieter welche Art von Zahlungsabwicklung anbietet.

Die Gebührenstrukturen für die Zahlungsabwicklung im Zusammenhang mit Händlerkonten sind relativ fest. Sie umfassen in der Regel Startgebühren, Transaktionsgebühren, Rückbuchungsgebühren und Leasinggebühren für Kreditkartenabwicklungsgeräte.

Verschiedene Drittanbieter von Zahlungsabwicklungen haben unterschiedliche Gebührenstrukturen. Sie können eine anfängliche Startgebühr, eine monatliche Mitgliedsgebühr, eine pauschale Bearbeitungsgebühr oder einen Prozentsatz des Transaktionswerts beinhalten. Manchmal gibt es auch versteckte Kosten, wie z. B. Gebühren für die Beendigung von Rückbuchungen.

5. Bewertungen

Unternehmen sollten Bewertungen und Erfahrungsberichte lesen, bevor sie sich für einen Zahlungsdienstleister entscheiden. Diese geben hoffentlich Aufschluss über alle oben genannten Punkte sowie über Kosten, Kundenservice usw.

Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungs-Gateway und einem Zahlungsabwickler?

Der Hauptunterschied zwischen einem Zahlungsflüchtling und einem Zahlungsabwickler besteht darin, dass ersterer für die sichere Übertragung von Kundendaten in die Zahlungskette sorgt, während letzterer für den eigentlichen Geldtransfer verantwortlich ist.

Ein Zahlungs-Gateway wird hauptsächlich für Online-Transaktionen verwendet, um Zahlungsdaten sicher zu erfassen und zu übertragen. Bei Zahlungen in Geschäften arbeitet ein Zahlungsabwickler mit einem POS-Terminal zusammen, um Kartentransaktionen direkt abzuwickeln, ohne ein Online-Gateway zu benötigen.

Ist PayPal ein Zahlungsabwickler oder ein Zahlungs-Gateway?

PayPal ist sowohl ein Zahlungs-Gateway als auch ein Zahlungsabwickler, je nachdem, wie es genutzt wird. Dank seiner Vielseitigkeit kann es sowohl für Unternehmen als auch für Verbraucher eingesetzt werden.

Abschluss

Zahlungsabwickler sind eine wichtige Technologie, die die Kartentransaktionsprozesse zwischen Händlern und ihren Karteninhabern sicher verwaltet. Sie ermöglichen Zahlungen sowohl in Ladengeschäften als auch auf E-Commerce-Plattformen.

Sie unterstützen mehrere elektronische Zahlungsmethoden wie Karten, mobile oder Online-Zahlungen und fungieren als Vermittler, um sichere Autorisierungen und Abrechnungen zu ermöglichen und gleichzeitig eine Brücke zwischen Acquirern, Emittenten und Kartennetzwerken zu schlagen.

Neben der Hauptabwicklung bieten Zahlungsabwickler oft auch Mehrwertdienste an, wie z. B. die Bereitstellung von Geräten, Unterstützung bei der Einhaltung der PCI-Vorschriften, Tools zur Betrugsprävention und Kundenbetreuung.

Kleine Händler verlassen sich in der Regel auf den Standard-Zahlungsabwickler ihrer Händlerbank, während Unternehmen ohne ein Händlerkonto mit Drittanbietern zusammenarbeiten müssen, um Karten- oder mobile Zahlungen zu akzeptieren. Größere Unternehmen, die ein hohes Transaktionsvolumen abwickeln, suchen oft nach maßgeschneiderten Lösungen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse und ihre Größe abgestimmt sind.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Zahlungsabwicklern und Zahlungsgateways zu kennen: Zahlungsabwickler verwalten den Geldtransfer, während sich Zahlungsgateways auf die Sicherung der Transaktionsdaten konzentrieren.

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