De «pagado» a «registrado»: por qué triunfan los pagos integrados en el ERP
El objetivo es reducir el trabajo relacionado con los pagos, no aumentar el número de métodos de pago. Descubre cómo los pagos integrados convierten el ERP en el lugar donde se lleva a cabo la ejecución.
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La mayoría de los sistemas ERP hacen un seguimiento de la actividad financiera. Muchos siguen dependiendo de flujos de trabajo de pagos inconexos para llevarla a cabo. Esa brecha se nota en los pagos, donde los equipos financieros siguen teniendo que lidiar con portales externos, contabilizaciones manuales y retrasos en la visibilidad. Según el informe «B2B and Digital Payments Tracker» de junio de 2025 de PYMNTS Intelligence, De la fricción al flujo: la automatización de las cuentas por cobrar en 2025, automatizar las cuentas por cobrar manuales puede ayudar a las empresas a reducir los plazos de cobro en un 67 %.
La idea es muy sencilla: integrar los pagos en los flujos de trabajo que ya utiliza el departamento de finanzas, para que la gestión de cuentas por cobrar sea más rápida, más clara y más fácil de controlar.
Los pagos integrados en el ERP son flujos de pago incorporados directamente en el flujo de trabajo de cuentas por cobrar del ERP, de modo que los pagos se inician, se registran, se contabilizan y se concilian en el mismo entorno en el que ya trabaja el departamento financiero, en lugar de en un portal o pasarela independientes.
«Cuando los pagos se integran en el flujo de trabajo, lo primero que suele mejorar es la experiencia del cliente, ya que el pago pasa a ser una parte natural del proceso operativo, en lugar de un trámite administrativo aparte».
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
«El verdadero coste de los pagos no es la aceptación. Es todo lo que pasa después de la aceptación».
Murray Sharp, vicepresidente sénior de B2B en Nuvei
El coste oculto de los pagos fuera del ERP
El informe de junio de 2025 de la serie B2B and Digital Payments Tracker® de PYMNTS Intelligence, «De la fricción al flujo: la automatización de la contabilidad de clientes en 2025», reveló que el 35 % de las empresas medianas siguen dependiendo por completo de procesos manuales de cuentas por cobrar. Esa dependencia genera el mismo lastre operativo que muchos equipos financieros experimentan cuando los pagos se procesan a través de un portal o pasarela independiente: el ERP se convierte en un indicador rezagado, y los equipos siguen teniendo que:
- descargar informes de pago
- relacionar los pagos con las facturas
- gestionar excepciones (pagos insuficientes, pagos parciales, duplicados, falta de transferencia)
- contabilizar y conciliar en el ERP
- espera a que el ERP refleje lo que ya ha pasado
Por eso los pagos digitales no siempre implican una gestión digital de las cuentas por cobrar. Tener más sistemas puede suponer, a veces, más trabajo.
«El coste de cobro también mejora, ya que hay menos equipos dedicados a perseguir facturas, solucionar discrepancias en la conciliación o gestionar manualmente las excepciones de pago».
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
Antes y después: qué cambia con los pagos integrados
Los pagos integrados permiten a los equipos pasar de los traspasos manuales a un trabajo basado en las excepciones:
«La próxima ventaja competitiva en el ámbito de los pagos integrados son unos mejores resultados, gracias a unos datos de mayor calidad.»
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
El efecto de la mejora del flujo de trabajo
Los pagos integrados reducen las trabas porque la actividad de pago se mantiene dentro del sistema en el que el departamento de finanzas ya confía y del flujo de trabajo que ya utiliza.
1) Una aplicación más rápida de los ingresos
Cuando las actualizaciones de los pagos se reflejan en los flujos de trabajo del ERP en el momento en que se producen, los responsables financieros obtienen una visión más actualizada de:
- lo que se ha pagado
- ¿Qué sigue abierto?
- qué hay que seguir de cerca
«Los problemas de visibilidad de la tesorería suelen ser problemas de sincronización de los registros. Si el ERP se actualiza a posteriori, las decisiones se toman basándose en la situación de ayer».
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
2) Ciclos de conciliación más rápidos (lo que a menudo te permite recuperar horas cada semana)
Cuando los registros de pago siguen vinculados a las facturas, la conciliación pasa de revisar cada transacción a gestionar las excepciones.
3) Menos pasos manuales (y menos posibilidades de cometer errores)
Menos exportaciones, menos reintroducción de datos y menos comprobaciones cruzadas significan menos errores y menos trabajo de corrección.
4) Una experiencia de pago más fluida para los clientes
Una experiencia de pago más fluida beneficia a ambas partes de la transacción: los clientes tienen menos complicaciones, mientras que los equipos financieros dedican menos tiempo a hacer seguimientos y pueden cobrar más rápido. Esa facilidad es importante. Según el informe de marzo de 2025 Amex Trendex: Edición de pagos B2B, una encuesta realizada a 1.000 responsables de la toma de decisiones en empresas estadounidenses, el 91 % afirma que los pagos fáciles, ágiles y seguros impulsan el crecimiento empresarial.
«La experiencia ideal de RA no se percibe tanto como una tarea financiera aislada, sino más bien como una extensión natural del flujo de trabajo diario del cliente».
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
Ejemplos reales de «antes y después» (que no requieren hazañas heroicas)
Los pagos integrados no eliminan todos los casos excepcionales. Lo que hacen es evitar que esos casos excepcionales se conviertan en el flujo de trabajo habitual.
Gran volumen de facturas
- Antes: descargas diarias, cotejo de hojas de cálculo y contabilización por lotes
- Después: los pagos se registran con el contexto de la factura; la contabilización se agiliza; el departamento de cuentas por cobrar se centra en las excepciones
Pagos parciales y transferencias poco claras
- Antes: aplicación que requería mucha investigación, ajustes manuales, resolución lenta
- Después: el contexto del pago sigue vinculado a la cuenta por cobrar, lo que reduce los «pagos misteriosos» y el trabajo de limpieza
Operaciones con varias entidades
- Antes: rutinas diferentes, datos inconsistentes, un esfuerzo constante por estandarizarlo todo
- Después: un enfoque integrado y coherente facilita la armonización de las normas de publicación y la visibilidad entre los distintos equipos
«Un sistema fiable también debe partir de la base de que las cosas pueden salir mal, y contar con procesos sólidos para la gestión de reclamaciones, reembolsos, conciliaciones y escalaciones, respaldados por una atribución clara de responsabilidades y una trazabilidad adecuada».
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
Cómo distinguir entre «integrado» y «conectado»
No todas las soluciones «integradas» lo están de verdad. Pon a prueba el flujo de trabajo:
- ¿Dónde trabaja el usuario? ¿Pueden los equipos de finanzas iniciar y gestionar las operaciones de pago dentro de los flujos de trabajo del ERP sin tener que cambiar de herramienta?
- ¿Se mantienen los datos de pago vinculados al contexto de la factura? Los detalles del pago, las referencias de la factura, los registros de los clientes: ¿se conservan?
- ¿En qué consiste realmente el proceso de conciliación? ¿La contabilización se realiza de forma automática cuando el sistema lo admite y está configurado para ello, o sigue dependiendo de importaciones y rutinas por lotes?
- ¿Cómo se gestionan las excepciones? Pagos parciales, pagos insuficientes, reclamaciones: ¿dónde los resuelven los equipos?
- ¿Con qué rapidez refleja el ERP el estado de los pagos? «En tiempo real» es un resultado. Pregunta qué es lo que activa las actualizaciones y las contabilizaciones.
Una prueba práctica: si el ERP solo se actualiza tras un ciclo de exportación/importación, el segundo flujo de trabajo no ha desaparecido, simplemente se le ha cambiado el nombre. Los pagos verdaderamente integrados deberían reducir la necesidad de rutinas fuera de línea, no limitarse a trasladarlas a un paso diferente del proceso.
«Las medidas de seguridad imprescindibles son: registros de auditoría completos, registros de decisiones, permisos basados en roles y revisión por parte de una persona en el caso de acciones de alto riesgo o reguladas».
Drew Edmond, socio de Glenbrook Partners
Pagos integrados para las principales plataformas ERP: próximos pasos
Empieza por el proceso de «de factura a cobro» que quieras mejorar y, a continuación, integra la experiencia de pago en tu ERP:
En resumen: los pagos deben integrarse en el ámbito en el que ya funciona el sector financiero
La cuestión no es si tu ERP puede aceptar pagos. La cuestión es si las operaciones de pago siguen el mismo flujo de trabajo que utiliza tu equipo de finanzas para gestionar las cuentas por cobrar. Cuando la ejecución de los pagos y las operaciones de cuentas por cobrar se gestionan de forma integrada, los equipos de finanzas dedican menos tiempo a las conciliaciones y más tiempo a gestionar la tesorería.
Nuvei ayuda a las empresas a integrar los pagos en el flujo de trabajo «de la factura al cobro», de modo que el ERP se convierte en el lugar donde se lleva a cabo la ejecución.
Preguntas más frecuentes
¿Qué son los pagos integrados en el ERP?
Los pagos integrados en el ERP son flujos de pago incorporados directamente en el flujo de trabajo de cuentas por cobrar (AR) del ERP. Los pagos se inician, registran, contabilizan y concilian en el sistema que ya utiliza el departamento de finanzas, en lugar de en un portal o pasarela independiente. El resultado es una aplicación más rápida de los cobros, menos excepciones en la conciliación y una visión actualizada de lo que ya se ha pagado y lo que aún está pendiente.
¿Cuál es la diferencia entre los pagos integrados y los pagos conectados?
Una integración «conectada» transfiere datos entre un ERP y una herramienta de pago independiente, a menudo mediante ciclos de exportación e importación que no son más que una forma de volver a hacer el trabajo manual con otro nombre. Los pagos «integrados» mantienen la actividad de pago y el contexto de la factura dentro del propio flujo de trabajo del ERP, de modo que la contabilización y la conciliación se realizan allí mismo, donde ya se gestiona la cuenta de clientes. Una prueba práctica: si el ERP solo se actualiza tras un ciclo de exportación/importación, el pago está «conectado», no «integrado».
¿Cómo mejoran los pagos integrados en el ERP la gestión de la cartera de clientes?
Reducen el trabajo manual en la gestión de cuentas por cobrar al vincular los registros de pago a las facturas que se liquidan. La aplicación de cobros se agiliza porque el estado de los pagos se actualiza en tiempo real, la conciliación pasa de revisar cada transacción a gestionar las excepciones, y al haber menos pasos manuales, hay menos errores que corregir. PYMNTS Intelligence descubrió que el 35 % de las empresas medianas siguen dependiendo por completo de procesos manuales de cuentas por cobrar, ese lastre que los pagos integrados están diseñados para eliminar.
¿Qué plataformas ERP admite Nuvei para los pagos integrados?
Nuvei ofrece soluciones de pago integradas para las principales plataformas ERP, como Acumatica, Sage, Microsoft Dynamics 365 y Oracle NetSuite. Cada integración mantiene la iniciación del pago, la contabilización y la conciliación dentro del flujo de trabajo «de la factura al cobro» del ERP, de modo que los equipos financieros puedan gestionar las cuentas por cobrar y los pagos desde un mismo lugar.
¿Los pagos integrados reducen el trabajo de conciliación?
Sí. Cuando los registros de pago siguen vinculados a las facturas, la conciliación pasa de ser una tarea en la que hay que revisar cada transacción a centrarse en gestionar las excepciones, lo que suele ahorrarte horas cada semana. Los pagos parciales, los pagos insuficientes y las remesas poco claras siguen vinculados a la cuenta por cobrar, lo que reduce los «pagos misteriosos» y el trabajo manual de corrección.
¿Cómo puedo saber si un producto de pagos está realmente integrado?
Comprueba cinco aspectos clave: dónde trabaja realmente el usuario, si los datos de pago siguen vinculados al contexto de la factura, si la contabilización está automatizada o sigue dependiendo de importaciones, dónde se resuelven las excepciones y con qué rapidez refleja el ERP el estado de los pagos. Si alguna de las respuestas obliga al departamento financiero a volver a un portal independiente o a un ciclo de exportación e importación, el producto está conectado, pero no integrado.
¿Qué es Nuvei?
Nuvei es un proveedor global de infraestructura de pagos que ayuda a las organizaciones a integrar los pagos en el flujo de trabajo «de la factura al cobro», de modo que el ERP se convierte en el lugar donde se ejecutan los pagos. Para los equipos financieros B2B, esto significa iniciar y conciliar los pagos directamente en plataformas como Acumatica, Sage, Microsoft Dynamics 365 y Oracle NetSuite, en lugar de hacerlo en una pasarela independiente. Ponte en contacto con Nuvei aquí.
