Dal pagamento alla registrazione: perché i pagamenti integrati nell’ERP sono la scelta vincente
L'obiettivo è ridurre il lavoro legato ai pagamenti, non aumentare i metodi di pagamento. Scopri come i pagamenti integrati trasformano l'ERP nel vero e proprio centro operativo.
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La maggior parte dei sistemi ERP tiene traccia delle attività finanziarie. Molti, però, si affidano ancora a flussi di lavoro di pagamento scollegati tra loro per portare a termine queste operazioni. Questa lacuna si nota soprattutto nei pagamenti, dove i team finanziari devono ancora destreggiarsi tra portali esterni, registrazioni manuali e ritardi nella visibilità dei dati. Secondo il rapporto “B2B and Digital Payments Tracker” di PYMNTS Intelligence del giugno 2025, Da attrito a fluidità: l’automazione dei crediti nel 2025, automatizzare la gestione manuale dei crediti può aiutare le aziende a ridurre i tempi di incasso del 67%.
L'opportunità è semplice: integrare i pagamenti nei flussi di lavoro già utilizzati dalla contabilità, in modo che la gestione dei crediti diventi più veloce, più chiara e più facile da controllare.
I pagamenti ERP integrati sono flussi di pagamento incorporati direttamente nel flusso di lavoro della contabilità clienti dell'ERP; in questo modo, i pagamenti vengono avviati, registrati, contabilizzati e riconciliati proprio dove opera già il reparto finanziario, anziché in un portale o gateway separato.
"Quando i pagamenti vengono integrati nel flusso di lavoro, il primo miglioramento che si nota è spesso l'esperienza del cliente, perché il pagamento diventa una parte naturale del percorso operativo, anziché una fase amministrativa a sé stante."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
"Il vero costo dei pagamenti non è l'accettazione. È tutto quello che succede dopo l'accettazione."
Murray Sharp, vicepresidente senior del settore B2B presso Nuvei
Il costo nascosto dei pagamenti al di fuori del sistema ERP
Il rapporto della serie B2B and Digital Payments Tracker® di PYMNTS Intelligence di giugno 2025, Da "friction" a "flow": l’automazione della contabilità clienti nel 2025, ha rilevato che il 35% delle medie imprese si affida ancora interamente a processi manuali per la gestione dei crediti. Questa dipendenza crea lo stesso rallentamento operativo che molti team finanziari riscontrano quando i pagamenti passano attraverso un portale o un gateway separato: l’ERP diventa un indicatore in ritardo e i team devono comunque:
- scarica i resoconti di pagamento
- abbinare i pagamenti alle fatture
- gestire le eccezioni (pagamenti insufficienti, pagamenti parziali, duplicati, mancati versamenti)
- registrare e riconciliare nel sistema ERP
- aspetta che l'ERP rifletta ciò che è già successo
Ecco perché i pagamenti digitali non significano sempre contabilità digitale. Avere più sistemi può comunque significare più lavoro.
"Anche il costo di incasso migliora, perché ci sono meno team impegnati a sollecitare le fatture, a risolvere le discrepanze di riconciliazione o a gestire manualmente le eccezioni di pagamento."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
Prima e dopo: cosa cambia con i pagamenti integrati
I pagamenti integrati permettono ai team di passare dai passaggi di mano manuali a un lavoro basato sulle eccezioni:
"Il prossimo vantaggio competitivo nel settore dei pagamenti integrati è dato da risultati migliori, grazie a dati più accurati."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
L'effetto del miglioramento del flusso di lavoro
I pagamenti integrati riducono gli attriti perché le operazioni di pagamento avvengono all’interno del sistema di cui il reparto finanziario si fida già e seguendo il flusso di lavoro che già utilizza.
1) Registrazione più veloce degli incassi
Quando gli aggiornamenti sui pagamenti vengono riportati in tempo reale nei flussi di lavoro dell’ERP, i responsabili finanziari ottengono una visione più aggiornata di:
- quanto è stato pagato
- cosa c'è ancora aperto
- cosa va seguito
"I problemi di visibilità della liquidità sono spesso legati ai tempi di registrazione. Se l'ERP si aggiorna a posteriori, le decisioni vengono prese sulla base della situazione di ieri."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
2) Cicli di riconciliazione più rapidi (che spesso ti fanno risparmiare ore ogni settimana)
Quando i dati di pagamento rimangono collegati alle fatture, la riconciliazione non consiste più nel controllare ogni singola transazione, ma nel gestire le eccezioni.
3) Meno operazioni manuali (e meno possibilità di errore)
Meno esportazioni, meno reinserimenti e meno controlli incrociati significano meno errori e meno lavoro di correzione.
4) Un'esperienza di pagamento più fluida per i clienti
Un’esperienza di pagamento più fluida va a vantaggio di entrambe le parti coinvolte nella transazione: i clienti devono affrontare meno intoppi, mentre i team finanziari impiegano meno tempo a seguire le pratiche e riescono a incassare più velocemente. Questa semplicità è importante. Secondo il rapporto del marzo 2025 Amex Trendex: B2B Payments Edition, un sondaggio condotto su 1.000 responsabili delle decisioni aziendali negli Stati Uniti, il 91% afferma che pagamenti semplici, snelli e sicuri favoriscono la crescita del business.
"L'esperienza AR ideale non sembra tanto un'attività finanziaria a sé stante, quanto piuttosto un'estensione naturale del flusso di lavoro quotidiano del cliente."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
Esempi concreti di "prima e dopo" (che non richiedono imprese eroiche)
I pagamenti integrati non eliminano tutti i casi limite. Impediscono però che questi casi diventino il flusso di lavoro predefinito.
Elevato volume di fatture
- Prima: download giornalieri, confronto dei fogli di calcolo e registrazione in batch
- Dopo: i pagamenti vengono registrati in base al contesto della fattura; la contabilizzazione diventa più snella; il reparto contabilità clienti si concentra sulle eccezioni
Pagamenti parziali e bonifici poco chiari
- Prima: applicazione che richiedeva un grande impegno di ricerca, regolazioni manuali, risoluzione lenta
- Dopo: il contesto di pagamento rimane collegato al credito, riducendo i "pagamenti misteriosi" e il lavoro di sistemazione
Operazioni che coinvolgono più entità
- Prima: procedure diverse, dati non uniformi, un continuo impegno per la standardizzazione
- In seguito: un approccio integrato e coerente rende più facile allineare le regole di pubblicazione e la visibilità tra i vari team
"Un sistema affidabile deve anche prevedere che le cose possano andare storte, con flussi di lavoro ben definiti per la gestione delle controversie, dei rimborsi, della riconciliazione e dell'escalation, supportati da una chiara attribuzione delle responsabilità e da una tracciabilità precisa."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
Come distinguere tra "integrato" e "connesso"
Non tutte le soluzioni "integrate" sono davvero integrate. Metti alla prova il flusso di lavoro:
- Dove lavora l'utente? I team finanziari possono avviare e gestire le operazioni di pagamento all'interno dei flussi di lavoro dell'ERP senza dover passare da uno strumento all'altro?
- I dati di pagamento rimangono collegati alla fattura? I dettagli del bonifico, i riferimenti alla fattura, i dati del cliente: vengono riportati?
- In cosa consiste il vero processo di riconciliazione? La registrazione dei dati avviene in modo automatico, laddove supportato e configurato, o si basa ancora su importazioni e routine batch?
- Come vengono gestite le eccezioni? Pagamenti parziali, importi insufficienti, contestazioni: dove se ne occupano i team?
- Con quale rapidità il sistema ERP riflette lo stato dei pagamenti? Il “tempo reale” è un risultato. Chiedi cosa fa scattare gli aggiornamenti e la registrazione.
Una prova pratica: se l’ERP si aggiorna solo dopo un ciclo di esportazione/importazione, il secondo flusso di lavoro non è scomparso, è stato semplicemente rinominato. I pagamenti veramente integrati dovrebbero ridurre la necessità di procedure offline, non semplicemente spostarle in una fase diversa del processo.
"Le misure di sicurezza imprescindibili sono: tracciabilità completa delle operazioni, registri delle decisioni, autorizzazioni basate sui ruoli e revisione con intervento umano per le azioni ad alto rischio o soggette a regolamentazione."
Drew Edmond, socio di Glenbrook Partners
Pagamenti integrati per le principali piattaforme ERP: i prossimi passi
Inizia dal flusso di lavoro "dalla fattura all'incasso" che vuoi migliorare, poi integra l'esperienza di pagamento nel tuo ERP:
In conclusione: i pagamenti vanno dove la finanza funziona già
La domanda non è se il tuo ERP sia in grado di accettare pagamenti. La domanda è se le attività di pagamento seguano lo stesso flusso di lavoro che il tuo team finanziario usa per gestire i crediti. Quando l'esecuzione dei pagamenti e le operazioni relative ai crediti vengono gestite insieme, i team finanziari dedicano meno tempo alla riconciliazione e più tempo alla gestione della liquidità.
Nuvei aiuta le aziende a integrare i pagamenti nel flusso di lavoro “dalla fattura all’incasso”, così l’ERP diventa il punto in cui avviene l’esecuzione.
