Von der Zahlung bis zur Verbuchung: Warum integrierte ERP-Zahlungslösungen überzeugen

Die meisten ERP-Systeme erfassen Finanzvorgänge. Viele sind dabei jedoch nach wie vor auf isolierte Zahlungsabläufe angewiesen. Diese Lücke zeigt sich besonders bei den Zahlungen, wo Finanzteams immer noch zwischen externen Portalen, manuellen Buchungen und verzögerten Einblicken hin- und herwechseln müssen. Laut dem „B2B and Digital Payments Tracker“ von PYMNTS Intelligence vom Juni 2025, Von Reibung zu Fluss: Automatisierung der Debitorenbuchhaltung im Jahr 2025kann die Automatisierung manueller Debitorenbuchhaltung Unternehmen dabei helfen, die Inkassodauer um 67 % zu verkürzen.

Die Idee ist ganz einfach: Integriere Zahlungen in die Arbeitsabläufe, die die Finanzabteilung ohnehin schon nutzt, damit die Debitorenbuchhaltung schneller, übersichtlicher und leichter zu kontrollieren wird.

Bei „Embedded ERP“-Zahlungen handelt es sich um Zahlungsabläufe, die direkt in den Workflow der Debitorenbuchhaltung des ERP-Systems integriert sind. So werden Zahlungen dort initiiert, erfasst, verbucht und abgeglichen, wo die Finanzabteilung ohnehin arbeitet – und nicht in einem separaten Portal oder Gateway.

„Wenn Zahlungen direkt in den Arbeitsablauf integriert werden, verbessert sich oft als Erstes das Kundenerlebnis, da die Zahlung zu einem natürlichen Bestandteil des Prozesses wird und nicht mehr als separater Verwaltungsschritt auftritt.“

Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

„Die wahren Kosten von Zahlungen entstehen nicht bei der Annahme. Es ist alles, was nach der Annahme passiert.“

‍Murray Sharp, SVP B2B bei Nuvei

‍

Die versteckten Kosten von Zahlungen außerhalb des ERP-Systems

Der Bericht der „B2B and Digital Payments Tracker® Series“ von PYMNTS Intelligence vom Juni 2025, „Von Reibung zu Fluss: AR-Automatisierung im Jahr 2025“, ergab, dass 35 % der mittelständischen Unternehmen nach wie vor vollständig auf manuelle Prozesse im Debitorenmanagement setzen. Diese Abhängigkeit führt zu denselben operativen Hindernissen, mit denen viele Finanzteams konfrontiert sind, wenn Zahlungen über ein separates Portal oder Gateway abgewickelt werden: Das ERP-System wird zu einem nachlaufenden Indikator, und die Teams müssen weiterhin:

• Zahlungsberichte herunterladen
• Zahlungen den Rechnungen zuordnen
• Ausnahmen behandeln (zu geringe Zahlungen, Teilzahlungen, Doppelzahlungen, fehlende Überweisungen)
• im ERP verbuchen und abstimmen
• abwarten, bis das ERP-System die bereits erfolgten Vorgänge erfasst hat

Deshalb bedeuten digitale Zahlungen nicht immer auch digitale Forderungen. Mehr Systeme können immer noch mehr Arbeit bedeuten.

„Auch die Inkassokosten sinken, da weniger Teams Rechnungen nachverfolgen, Abgleichsabweichungen beheben oder Zahlungsausnahmen manuell bearbeiten müssen.“‍

Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

‍

Vorher vs. nachher: Was sich durch eingebettete Zahlungsfunktionen ändert

Durch integrierte Zahlungsabwicklung können Teams von manuellen Übergaben zu einer auf Ausnahmen basierenden Arbeitsweise übergehen:

„Der nächste Wettbewerbsvorteil im Bereich integrierter Zahlungslösungen sind bessere Ergebnisse – dank besserer Daten.“‍

Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

‍

Der Effekt der Workflow-Optimierung

Integrierte Zahlungsfunktionen verringern Reibungsverluste, da die Zahlungsvorgänge innerhalb des Systems ablaufen, dem die Finanzabteilung bereits vertraut, und im Rahmen des Arbeitsablaufs, den die Finanzabteilung bereits nutzt.

1) Schnellere Verbuchung von Zahlungseingängen

Wenn Zahlungsaktualisierungen in den ERP-Workflows sofort nach ihrem Eintreten berücksichtigt werden, erhalten Finanzverantwortliche einen aktuelleren Überblick über:

• Was wurde bezahlt?
• Was ist noch offen?
• Was muss weiterverfolgt werden?

„Probleme mit der Liquiditätsübersicht sind oft Probleme mit dem Zeitpunkt der Buchung. Wenn das ERP-System erst nachträglich aktualisiert wird, werden Entscheidungen auf der Grundlage der gestrigen Situation getroffen.“‍

Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

2) Schnellere Abstimmungszyklen (wodurch oft jede Woche mehrere Stunden eingespart werden)

Wenn Zahlungsdaten weiterhin mit Rechnungen verknüpft bleiben, verlagert sich der Schwerpunkt beim Abgleich von der Überprüfung jeder einzelnen Transaktion hin zur Bearbeitung von Ausnahmen.

3) Weniger manuelle Schritte (und weniger Fehlerquellen)

Weniger Exportieren, erneutes Eingeben und Gegenprüfen bedeutet weniger Fehler und weniger Nachbearbeitung.

4) Ein reibungsloseres Zahlungserlebnis für die Kunden

Ein reibungsloser Zahlungsablauf kommt beiden Seiten der Transaktion zugute: Kunden müssen weniger Umwege in Kauf nehmen, während die Finanzteams weniger Zeit mit Nachfassaktionen verbringen und Zahlungen schneller einziehen können. Diese Einfachheit ist wichtig. Laut dem im März 2025 erschienenen „Amex Trendex: B2B Payments Edition“, einer Umfrage unter 1.000 Entscheidungsträgern in US-Unternehmen, geben 91 % an, dass einfache, optimierte und sichere Zahlungen das Geschäftswachstum vorantreiben.

„Das ideale AR-Erlebnis fühlt sich weniger wie eine eigenständige Finanzaufgabe an, sondern eher wie eine natürliche Erweiterung des täglichen Arbeitsablaufs des Kunden.“‍

Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

‍

Praxisnahe Vorher-Nachher-Szenarien (die keine Heldentaten erfordern)

Integrierte Zahlungsfunktionen beseitigen nicht jeden Sonderfall. Sie verhindern jedoch, dass Sonderfälle zum Standardablauf werden.

Hohes Rechnungsvolumen

• Früher: tägliche Downloads, Abgleich mit Tabellenkalkulationen und Massenbuchungen
• Danach: Zahlungen werden im Rechnungskontext erfasst; die Buchung wird optimiert; die Debitorenbuchhaltung konzentriert sich auf Ausnahmen

Teilzahlungen und unklare Überweisungsangaben

• Vorher: aufwendige Recherche, manuelle Anpassungen, langsame Lösung
• Danach: Der Zahlungskontext bleibt mit der Forderung verknüpft, wodurch „rätselhafte Zahlungen“ und der Aufwand für die Nachbearbeitung reduziert werden

Geschäftstätigkeiten mit mehreren Unternehmenseinheiten

• Vorher: unterschiedliche Abläufe, uneinheitliche Daten, ständiger Aufwand für die Standardisierung
• Danach: Durch einen einheitlichen, integrierten Ansatz lassen sich die Regeln für Beiträge und die Sichtbarkeit teamübergreifend leichter aufeinander abstimmen

„Ein vertrauenswürdiges System muss auch davon ausgehen, dass mal was schiefgeht, und über robuste Abläufe für Streitfälle, Rückerstattungen, Abgleich und Eskalation verfügen, die durch klare Zuständigkeiten und Rückverfolgbarkeit gestützt werden.“

‍Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

‍

Wie man „eingebettete“ von „vernetzten“ unterscheidet

Nicht jede „eingebettete“ Lösung ist wirklich eingebettet. Stell den Arbeitsablauf auf die Probe:

1. Wo arbeitet der Nutzer? Können Finanzteams Zahlungsvorgänge innerhalb von ERP-Workflows initiieren und verwalten, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln zu müssen?
2. Bleiben die Zahlungsdaten mit dem Rechnungskontext verknüpft? Zahlungsdetails, Rechnungsreferenzen, Kundendaten: Werden diese übernommen?
3. Wie sieht der eigentliche Abgleichsprozess aus? Erfolgt die Buchung automatisch, sofern dies unterstützt und konfiguriert ist, oder läuft das Ganze immer noch über Importe und Batch-Routinen?
4. Wie wird mit Ausnahmen umgegangen? Teilzahlungen, zu geringe Zahlungen, Streitfälle: Wo klären die Teams diese?
5. Wie schnell spiegelt das ERP-System den Zahlungsstatus wider? „Echtzeit“ ist ein Ergebnis. Frag nach, was Aktualisierungen und Buchungen auslöst.

Ein Praxistest: Wenn das ERP erst nach einem Export-/Importzyklus aktualisiert wird, ist der zweite Workflow nicht verschwunden, sondern wurde lediglich umbenannt. Wirklich integrierte Zahlungsabläufe sollten den Bedarf an Offline-Routinen verringern und diese nicht einfach in einen anderen Schritt des Prozesses verlagern.

„Zu den unverzichtbaren Sicherheitsvorkehrungen gehören lückenlose Prüfpfade, Entscheidungsprotokolle, rollenbasierte Berechtigungen und eine Überprüfung durch einen Menschen bei risikoreichen oder regulierten Vorgängen.“

‍Drew Edmond, Partner bei Glenbrook Partners

‍

Integrierte Zahlungsfunktionen für führende ERP-Plattformen: die nächsten Schritte

Beginne mit dem „Invoice-to-Cash“-Workflow, den du verbessern möchtest, und binde dann den integrierten Zahlungsvorgang in dein ERP-System ein:

• Acumatica
• Salbei
• Microsoft Dynamics
• Oracle NetSuite

‍

Fazit: Zahlungen gehören dorthin, wo das Finanzwesen bereits funktioniert

Die Frage ist nicht, ob dein ERP-System Zahlungen verarbeiten kann. Die Frage ist, ob die Zahlungsvorgänge denselben Workflow durchlaufen, den dein Finanzteam zur Verwaltung der Forderungen nutzt. Wenn die Zahlungsabwicklung und das Forderungsmanagement Hand in Hand gehen, verbringen Finanzteams weniger Zeit mit dem Abgleich und mehr Zeit mit der Liquiditätssteuerung.

Nuvei hilft Unternehmen dabei, Zahlungen in den „Invoice-to-Cash“-Workflow zu integrieren, sodass das ERP-System zum zentralen Ort für die Abwicklung wird.

‍

Häufig gestellte Fragen

Was sind integrierte ERP-Zahlungen?

Eingebettete ERP-Zahlungen sind Zahlungsabläufe, die direkt in den Workflow der Debitorenbuchhaltung (AR) eines ERP-Systems integriert sind. Zahlungen werden in dem System, das die Finanzabteilung ohnehin nutzt, initiiert, erfasst, verbucht und abgeglichen – und nicht in einem separaten Portal oder Gateway. Das Ergebnis sind eine schnellere Zuordnung der Zahlungseingänge, weniger Abgleichsausnahmen und ein aktueller Überblick darüber, was bereits bezahlt wurde und was noch offen ist.

Was ist der Unterschied zwischen „Embedded Payments“ und „Connected Payments“?

Bei einer „vernetzten“ Integration werden Daten zwischen einem ERP-System und einem separaten Zahlungstool ausgetauscht – oft über Export- und Importzyklen, die manuelle Arbeit unter einem neuen Namen wiederholen. Bei „eingebetteten“ Zahlungen bleiben die Zahlungsvorgänge und der Rechnungskontext innerhalb des ERP-Workflows selbst, sodass Buchung und Abstimmung dort stattfinden, wo die Debitorenbuchhaltung ohnehin schon läuft. Ein praktischer Test: Wenn das ERP-System erst nach einem Export-/Importzyklus aktualisiert wird, handelt es sich um eine vernetzte und nicht um eine eingebettete Zahlung.

Wie verbessern integrierte ERP-Zahlungsfunktionen die Debitorenbuchhaltung?

Sie reduzieren den manuellen Aufwand im Debitorenmanagement, indem sie Zahlungsbelege mit den Rechnungen verknüpfen, die sie begleichen. Die Zuordnung von Zahlungseingängen wird beschleunigt, da der Zahlungsstatus in Echtzeit aktualisiert wird; bei der Kontenabstimmung geht der Fokus von der manuellen Überprüfung jeder einzelnen Transaktion hin zur Bearbeitung von Ausnahmen, und weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Fehler, die nachbearbeitet werden müssen. PYMNTS Intelligence hat herausgefunden, dass 35 % der mittelständischen Unternehmen immer noch vollständig auf manuelle Debitorenprozesse setzen – genau den Hemmschuh, den eingebettete Zahlungen beseitigen sollen.

Welche ERP-Plattformen unterstützt Nuvei für integrierte Zahlungsfunktionen?

Nuvei bietet integrierte Zahlungslösungen für führende ERP-Plattformen wie Acumatica, Sage, Microsoft Dynamics 365 und Oracle NetSuite. Bei jeder Integration erfolgen Zahlungsauslösung, Buchung und Abstimmung innerhalb des „Invoice-to-Cash“-Workflows des ERP-Systems, sodass Finanzteams Forderungen und Zahlungen an einem Ort verwalten können.

Reduzieren integrierte Zahlungsfunktionen den Aufwand für den Kontenabgleich?

Ja. Wenn Zahlungsbelege mit den Rechnungen verknüpft bleiben, wird der Abgleich von einer Aufgabe, bei der jede Transaktion einzeln bearbeitet werden muss, zur Ausnahmebehandlung – was oft jede Woche mehrere Stunden Zeit spart. Teilzahlungen, zu geringe Zahlungen und unklare Zahlungsangaben bleiben mit der Forderung verknüpft, wodurch „rätselhafte Zahlungen“ und manuelle Nachbearbeitung reduziert werden.

Woran erkenne ich, ob ein Zahlungsprodukt wirklich eingebettet ist?

Prüfe fünf Punkte: Wo arbeitet der Nutzer tatsächlich? Bleiben die Zahlungsdaten mit dem Rechnungskontext verknüpft? Erfolgt die Buchung automatisch oder muss sie noch über Importe erfolgen? Wo werden Ausnahmen behoben? Und wie schnell spiegelt das ERP den Zahlungsstatus wider? Wenn eine der Antworten die Finanzabteilung zurück zu einem separaten Portal oder einem Export- und Importzyklus führt, ist das Produkt eher angebunden als integriert.

Was ist Nuvei?

Nuvei ist ein globaler Anbieter von Zahlungsinfrastruktur, der Unternehmen dabei unterstützt, Zahlungen in den „Invoice-to-Cash“-Workflow zu integrieren, sodass die Zahlungsabwicklung direkt im ERP-System erfolgt. Für B2B-Finanzteams bedeutet das, dass sie Zahlungen direkt in Plattformen wie Acumatica, Sage, Microsoft Dynamics 365 und Oracle NetSuite auslösen und abgleichen können, anstatt über ein separates Zahlungsgateway. Hier kannst du Kontakt zu Nuvei aufnehmen.