Cos'è l'elaborazione dei pagamenti B2B?

I metodi di pagamento elettronico ‍B2B si riferiscono all'infrastruttura e ai flussi di lavoro che consentono le transazioni finanziarie tra aziende. Si tratta di un sistema ad alto volume e valore per i pagamenti aziendali.

A differenza delle transazioni B2C, dove i pagamenti tendono a essere rapidi e automatizzati, le transazioni business-to-business sono più complesse.

Rispetto ai metodi tradizionali, spesso prevedono gerarchie di approvazione stratificate e controlli di conformità rigorosi per prevenire le frodi nei pagamenti, soprattutto quando entrano in gioco fattori come le operazioni internazionali o le giurisdizioni fiscali.

L'elaborazione dei pagamenti B2B si sta trasformando da strumento di transazione di base in un motore strategico di crescita e resilienza.

Con l'aumento delle transazioni B2B a livello mondiale, che si prevede raggiungeranno i 124.000 miliardi di dollari entro il 2028, le aziende devono affrontare una pressione crescente per snellire i processi complessi, garantire la conformità ed evitare costosi ritardi.

Questo articolo esplora le principali sfide e innovazioni dell'elaborazione dei pagamenti B2B e come piattaforme come Nuvei stanno trasformando le funzioni di back-office in vantaggi competitivi.

Quindi, come funziona per quanto riguarda i termini di pagamento?

Qual è il metodo di pagamento migliore per il B2B?

Scegliere il metodo di pagamento giusto, anche per i pagamenti transfrontalieri, significa ottimizzare l'efficienza, gestire i costi e creare fiducia con i partner.

Il metodo ideale dipende da diverse variabili, tra cui: l'entità e la frequenza delle transazioni, l'ubicazione dell'azienda, il rapporto con il fornitore e il fatto che i pagamenti siano ricorrenti o una tantum.

Ecco un approfondimento sulle principali opzioni di pagamento digitale disponibili oggi:

Trasferimenti ACH: affidabili e convenienti (focalizzati sugli Stati Uniti)

I trasferimenti ACH (Automated Clearing House) sono un pilastro delle transazioni B2B negli Stati Uniti.

Sono convenienti e perfetti per i pagamenti ricorrenti come i canoni mensili dei servizi o le fatture dei fornitori, soprattutto se si considerano le spese di transazione.

Le commissioni di elaborazione sono generalmente basse, il che rende i pagamenti ACH ideali per le aziende che puntano al controllo dei costi.

Sebbene siano più lenti di altre opzioni digitali (i pagamenti possono richiedere 1-3 giorni lavorativi), i trasferimenti ACH sono utili in ambienti di fatturazione strutturati in cui la prevedibilità supera l'urgenza.

Tuttavia, sono in gran parte limitati alle transazioni nazionali, il che li rende meno adatti alle catene di fornitura globali o ai rapporti con i fornitori internazionali.

Bonifici bancari: veloci e globali, ma costosi

I bonifici bancari offrono qualcosa che i pagamenti ACH non possono offrire: pagamenti tempestivi con una portata internazionale.

Sono spesso utilizzati per transazioni di valore elevato che richiedono un regolamento entro il giorno stesso o il giorno successivo, come ad esempio il rifornimento urgente di scorte o le fatture di fornitori globali. A differenza dei servizi di pagamento online ACH, i bonifici bancari possono trasferire i fondi oltre confine in poche ore.

Questa comodità ha un costo. Le commissioni per i bonifici possono variare da 15 a 50 dollari o più per ogni transazione, e sia il mittente che il destinatario devono spesso sostenere delle spese.

Inoltre, offrono un ricorso limitato in caso di errori, soprattutto quando si utilizzano assegni cartacei, il che significa che l'accuratezza dei dettagli di pagamento è fondamentale.

Per le aziende che devono privilegiare la velocità e l'affidabilità dei pagamenti di grandi dimensioni o internazionali, i bonifici sono un'opzione efficace (anche se costosa). È meglio utilizzarli in modo strategico piuttosto che come metodo di pagamento predefinito.

Carte di credito: convenienti, ma costose per volumi elevati

Le carte di credito, insieme alle soluzioni di pagamento mobile, forniscono una conferma immediata del pagamento, permettono di tenere traccia delle spese in modo semplice e possono sbloccare vantaggi preziosi. Questo le rende interessanti per gli abbonamenti SaaS o per i contratti di servizio a breve termine.

Tuttavia, le commissioni di elaborazione variano spesso dal 2-3% dell'importo della transazione.

Per i pagamenti ad alto volume o ad alto valore, queste commissioni possono intaccare notevolmente i margini di guadagno. Inoltre, alcuni venditori potrebbero non accettare le carte di credito o trasferire le commissioni all'acquirente.

Per questo motivo, le carte di credito sono più indicate per gli acquisti a basso volume, dove i vantaggi superano i costi di gestione.

Per le aziende che apprezzano la visibilità e la flessibilità dei finanziamenti, i pagamenti mobili possono essere un metodo complementare intelligente all'interno di una strategia di pagamento più ampia.

Piattaforme di pagamento digitali: agili e trasparenti, con esigenze di integrazione

L'ascesa di piattaforme come Stripe B2B, PayPal B2B e altre ha trasformato il modo in cui le aziende pensano ai pagamenti. Queste soluzioni offrono un approccio digital-first, che combina velocità e visibilità.

Caratteristiche come la fatturazione automatica, il tracciamento delle transazioni in tempo reale e il supporto di più valute rendono questi metodi di pagamento digitale interessanti per le aziende moderne e all'avanguardia.

Sono particolarmente utili per le aziende con modelli di guadagno online o basati su abbonamento, o per quelle che operano a livello internazionale.

Tuttavia, spesso devono essere integrati con sistemi interni come ERP o software di contabilità per una maggiore sicurezza, cosa che può comportare un lavoro tecnico iniziale e un ulteriore coordinamento con i fornitori.

La sicurezza è generalmente elevata su queste piattaforme, ma le aziende che gestiscono dati sensibili o regolamentati dovrebbero verificare che i fornitori siano conformi a standard come PCI-DSS o SOC 2.

Esempi di pagamento B2B

Per capire come funziona l'elaborazione dei pagamenti B2B, vediamo alcuni esempi.

Dal rivenditore al grossista: il flusso standard di rifornimento dell'inventario

Immagina che un rivenditore si prepari alla domanda stagionale rifornendosi di scorte da un grossista di fiducia.

Dopo aver negoziato i prezzi e i termini di consegna, il grossista invia una fattura.

L'ufficio acquisti del rivenditore avvia un processo di approvazione interno, che in genere prevede la verifica del budget e la previsione dell'inventario.

Una volta approvato, il pagamento viene effettuato tramite bonifico ACH, un metodo preferito per le transazioni nazionali negli Stati Uniti grazie al suo basso costo e alla sua affidabilità.

La transazione viene registrata e riconciliata all'interno del sistema ERP del rivenditore, garantendo visibilità in tempo reale e accuratezza finanziaria. Il grossista, dopo la conferma, spedisce la merce.

Questo semplice esempio evidenzia come un'efficiente elaborazione dei pagamenti B2B, se automatizzata e ben integrata, possa accelerare le operazioni e rafforzare le relazioni con i fornitori.

Da produttore a fornitore globale: gestire la complessità transfrontaliera

Ora, immagina un'azienda manifatturiera che si rifornisce di materie prime da fornitori di diversi Paesi. In questo caso, i pagamenti non sono così semplici.

Le normative internazionali e le valute diverse aggiungono ulteriori complessità. Il produttore può utilizzare i bonifici SWIFT per garantire una consegna sicura dei fondi oltre confine.

Per gestire la volatilità delle valute, il team finanziario potrebbe utilizzare strumenti di copertura o bloccare i tassi di cambio in anticipo.

Ogni transazione, soprattutto quando si tratta di somme ingenti e possono essere applicate commissioni di conversione della valuta, passa attraverso controlli di conformità, revisione degli acquisti e approvazione finanziaria.

Questo dimostra il valore strategico di un'infrastruttura di pagamento B2B flessibile nel mantenimento delle catene di fornitura globali.

Da azienda tecnologica a fornitore SaaS: fatturazione ricorrente automatizzata

I modelli di pagamento spesso si basano su servizi in abbonamento come le piattaforme SaaS o le API. In questo caso, l'elaborazione dei pagamenti è altamente automatizzata.

Un'azienda tecnologica potrebbe firmare un contratto annuale con fatturazione mensile o trimestrale, impostata tramite portafogli digitali o carte virtuali.

Questi pagamenti sono integrati direttamente nella piattaforma del fornitore SaaS, che consente la fatturazione automatica e la riconciliazione in tempo reale.

Le approvazioni vengono solitamente stabilite durante il processo di onboarding e i pagamenti continuano se non vengono annullati o messi in pausa. Questo riduce l'intervento manuale e migliora l'accuratezza, soprattutto quando si ha a che fare con un'ampia gamma di strumenti digitali.

È un ottimo esempio di come le soluzioni di elaborazione dei pagamenti B2B digital-first siano progettate per essere agili e scalabili.

Le sfide che le aziende devono affrontare con l'elaborazione dei pagamenti B2B

Molte aziende sono ancora alle prese con processi di pagamento obsoleti o frammentati.

Le approvazioni manuali e le fatture cartacee rimangono sorprendentemente comuni. Queste inefficienze spesso portano a ritardi nei pagamenti, venditori frustrati e una gestione disorganizzata del flusso di cassa. Uno dei maggiori colpevoli è la mancanza di integrazione tra i sistemi di fatturazione e di esecuzione dei pagamenti.

La sicurezza è un'altra grande preoccupazione per le altre aziende. La fatturazione via e-mail e gli assegni cartacei o i bonifici bancari manuali sono vulnerabili alle frodi e agli schemi di phishing. Per non parlare della necessità di garantire la sicurezza dei pagamenti nel rispetto di requisiti normativi come PCI-DSS, GDPR o leggi fiscali locali.

Anche la riconciliazione è un problema ricorrente. Quando i pagamenti, i registri contabili e gli estratti conto bancari vivono in sistemi separati, far combaciare le transazioni diventa un'operazione lunga e soggetta a errori. Questi ritardi possono avere effetti a catena sul reporting, sul budget e sul processo decisionale.

Automatizzando i flussi di lavoro chiave e collegando il loro ERP direttamente a un gateway di pagamento, hanno tagliato i tempi di elaborazione, riducendo al contempo le penali per i pagamenti in ritardo e migliorando le relazioni con i fornitori.

Creazione e approvazione delle fatture

Il processo di solito inizia quando viene generata una fattura dopo la consegna dei beni o dei servizi - in molte organizzazioni questo avviene ancora via e-mail o su carta.

Da qui, i pagamenti elettronici provenienti dai conti bancari passano attraverso molteplici livelli di approvazione interna. A seconda delle dimensioni e della struttura dell'azienda, questo può coinvolgere i capi reparto e/o i responsabili finanziari.

Senza un sistema centralizzato, le approvazioni possono perdersi nelle caselle di posta o essere ritardate da assenze o errori di comunicazione. Il risultato è un processo incline all'errore che blocca i pagamenti e mette a dura prova le relazioni con i fornitori.

Esecuzione del pagamento

Una volta approvati, i pagamenti vengono effettuati con diversi metodi, sia con bonifico bancario che con strumenti di pagamento digitali.

Nelle aziende con sistemi frammentati, questo spesso significa reinserire manualmente i dati o fare riferimento ai fogli di calcolo per garantire l'accuratezza, evidenziando la necessità di ridurre i processi manuali. Questa gestione manuale aumenta il rischio di frode.

Le istruzioni via e-mail sono vulnerabili alle truffe di phishing, mentre i processi incoerenti rendono difficile l'applicazione dei controlli interni rispetto ai metodi di pagamento tradizionali.

Riconciliazione e tenuta dei registri

Dopo l'invio del pagamento, la sfida successiva consiste nel riconciliarlo con il software di contabilità e con i budget dei reparti.

Quando questi sistemi non sono collegati, i team sono costretti ad abbinare le transazioni a mano.

I ritardi nella riconciliazione possono distorcere il reporting finanziario o ostacolare le previsioni.

Conformità e supervisione

Inoltre, le aziende devono assicurarsi che i loro processi di pagamento rispettino gli standard normativi, come le leggi sulla protezione dei dati, per ottenere una maggiore sicurezza nei pagamenti.

Senza un approccio integrato, mantenere una corretta supervisione significa destreggiarsi tra i documenti di sistemi scollegati tra loro.

I servizi avanzati di Nuvei per l'elaborazione dei pagamenti B2B

Sia che tu debba gestire la fatturazione ricorrente o regolare grandi trasferimenti internazionali, Nuvei può fornirti l'infrastruttura per farlo in modo più veloce, sicuro e con meno attriti.

Le aziende possono collegare i loro sistemi contabili o ERP direttamente al motore di pagamento di Nuvei. Ciò significa che le fatture possono essere create, approvate, pagate e riconciliate all'interno di un'unica interfaccia.

Nuvei supporta un'ampia gamma di servizi e metodi di pagamento digitale, tra cui ACH, bonifici, carte di credito e pagamenti digitali in tempo reale. Il tutto con un approccio orientato alla sicurezza, grazie alla tokenizzazione integrata e alla crittografia end-to-end.

Per le aziende che operano all'estero, Nuvei offre funzionalità di elaborazione multivaluta e di regolamento transfrontaliero. In questo modo è più facile scalare a livello globale rimanendo conformi alle normative e agli standard valutari locali.

La moderna elaborazione dei pagamenti B2B non è più solo operativa, ma strategica. Le aziende che adottano soluzioni integrate e scalabili beneficiano di un flusso di cassa più veloce, di rischi minori e di relazioni più solide con i partner.

Con l'aumentare della complessità dei pagamenti, diventa chiaro il valore dell'aggiornamento. Nuvei offre strumenti flessibili, conformi ed efficienti costruiti per supportare la crescita e semplificare le operazioni finanziarie. Fai l'upgrade con Nuvei oggi stesso.